... не товары, а процессы их создания приносят компаниям долгосрочный успех" (М.Хаммер, Д.Чампи)

Методология: составление диаграмм согласно ISO 9000

Федор Петренко

Содержание

Данная методология составлена на основе стандартов серии ISO9000 и доказала свою эффективность, позволяя получать четкое и легкое для восприятия изображение бизнес-процессов. Методология рекомендована к использованию для Технических заданий и Конфигурации комплексных информационных систем.

1. Отражение бизнес-процессов

Диаграмма отображает процесс в привязке к организационной структуре.

  • Подразделения показываются в левой части диаграммы.
  • Все действия фиксируются слева направо в порядке их осуществления.
  • Подразделения должны быть упорядочены таким образом, чтобы максимально облегчить понимание их взаимодействия. Например, если процесс начинается в отделе А, потом переходит в отдел Б (путем передачи некоторого бумажного документа), а затем в отдел В (путем телефонного звонка), то следует расположить отдел А наверху диаграммы, под ним - отдел Б и в самом низу - отдел В.
  • Количество блоков на диаграмме не должно превышать 30.
  • Перечень используемых символов:
1.

Начало процесса.
2.

Конец процесса.
3. Ручной процесс.
4. Автоматизированный процесс. Блок этого типа должен обязательно иметь связь с блоком типа 7 с указанием соответствующей подсистемы и т. д.
5. Бумажный документ. В каждом блоке этого типа, помимо названия, должен быть обязательно указан код печатного документа. В отдельной таблице, прилагаемой к диаграмме, по коду должны восстанавливаться шаблон и процедуры заполнения печатной формы.

При правильном документообороте все бумажные документы в том или ином виде архивируются.
6. Ручной (с клавиатуры, сканера) ввод данных в автоматизированную систему. Блок этого типа должен обязательно иметь связь с блоком типа 7 с указанием соответствующей подсистемы и т. д.
7. Автоматизированная система, электронное хранилище данных. В тексте блока такого типа обязательно должно быть указано название Модуля, Подсистемы, Системы и т. д.
8. Решение (выбор). Текст в этом блоке должен предполагать ответы <Да> или <Нет>. Отступление допускается, если при этом вопрос и варианты ответов становятся более понятными (например, возможен вопрос: <Как клиент оплачивает заказ?> - и варианты ответа: <Наличными>, <Через банк>).
9. Архив. Значок размещается в том подразделении, где ведется архив.
10. Соединитель страниц. Если символ находится в конце страницы, он должен содержать номер следующей страницы. Если значок расположен в начале - указывается номер предыдущей страницы.
11. Соединитель с другим процессом. Должен содержать код процесса (указывается в заголовке диаграммы перед именем процесса).
  • Каждый раз, когда процесс переходит из одного подразделения в другое, должен указываться способ передачи и носитель информации, инициирующей продолжение процесса в следующем подразделении. Передаваемая информация может быть бумажной (символ 5), электронной (символ 7), устной и др. Если информация устная, специальный символ не используется, но обязательно делается соответствующая запись над стрелкой.
  • Передаваемая информация всегда изображается в том подразделении, куда она передается.
  • Каждый процесс должен иметь начало и конец (или несколько начал и концов).
  • Рекомендуется избегать использования блоков выбора (символ 8). Если в результате выбора процесс распадается на два частично или полностью независимых подпроцесса, рекомендуется изображать их как два отдельных процесса.
  • Ветвь процесса, рассматриваемая как основная или предпочтительная, должна быть выделена более толстой линией, чем остальные ветви.
  • Стрелка, обозначающая продолжение процесса, должна исходить из стороны символа, противоположной входящей стрелке. Для основной ветви входящая стрелка может располагаться только с левой стороны символа.

2. Название и реквизиты

Заголовок диаграммы размещается в верхней части диаграммы, посередине, и формируется согласно следующей структуре:

<XYY>. <Функция - Область - Метод - Е>.

  • XYY Ц буквенно-цифровой код процесса, X Ц буква, YY Ц двузначное число.
  • Функция Ц базовая бизнес-функция, например: Продажа, Администрация, Производство, Закупка и т. д.
  • Область Ц товарное направление, бизнес-область, канал распространения и т. д.
  • Метод Ц способ доставки, оплаты и т. д.
  • Е Ц необходимые уровни Подметодов.

Образец заголовка: S12. Sales Ц gases Ц centralized delivery Ц depots.

Диаграмма должна иметь следующие реквизиты:

  • имя компании-клиента (указывается в левом верхнем углу);
  • имя компании-автора (в правом верхнем углу);
  • имя файла (в левом нижнем углу);
  • дата (в правом нижнем углу).

3. Программное обеспечение

Рекомендуемое ПО: Optima! Express 2.0 или Visio 2000.

4. Примеры диаграмм

Нижеследующея диаграмма не является диаграммой реального процесса на работающем предприятии, но позволяет лучше понять описанные выше методы и приемы.

5. Комментарии

Описанная методика составления диаграмм позволяет легко контролировать правильность отражения процессов. Например:

Известно, что при оптовой продаже товаров выписывается накладная и счет-фактура клиенту. Для проверки, на любой диаграмме, отражающей продажу товаров оптом, достаточно найти печатные формы, расположенные в подразделении <Клиент>. Если там нет накладной и счета-фактуры, значит где-то в описании процесса допущена ошибка.

Об авторе

Федор Петренко - заместитель начальника отдела системного анализа группы компаний НЭКС, автор проекта по комплексной автоматизации российских предприятий шведского газового концерна АГА, ведет активную практику в области управленческого консультирования и внедрения КИС, e-mail: fpetrenko@rbcmail.ru.

Подготовлено по материалам CONSULTING.ru



Также на сайте:
Метод разработки миссии предприятия
Информация от подразделений при разработке СМК














Новое на форуме


Наши рассылки

на Subscribe.Ru (описание):

на Mail.ru(описание):

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Реклама на сайте