Требуется помощь профессионалов

Ставим систему менеджмента в отдельно взятой организации (раздел для "начинающих")

Модератор: Андрей Горбунов

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Иван Павлович » 22 окт 2017, 19:28

Радэ Бошкович писал(а):Присоединяюсь. Тут недавно объяснял организации как писать процедуры и сказал, что ненужные элементы документа:
..........
- лист согласования,
- подписи кого бы то ни было,
.................


Эти пункта в документации наоборот считаю обязательны.
Согласование - если нет электронного согласования (почта, скайп и т.п.) то что мешает потом кому-либо, на кого распространяется данный документ, сказать, что он не в курсе. Например Инструкция по ТБ, начальник склада может сказать, что с ним никто не согласовывал ее а он был против работы без рукавиц при погрузке.

Подпись. Документ должен быть утвержден. Если эл. документооборот то да, нет бумаги нет подписи.
Иван Павлович
 
Сообщения: 225
Зарегистрирован: 27 янв 2017, 09:40
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 1 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Михаил Шустер » 22 окт 2017, 21:07

Тут бы лучше не возражать, а подумать, почему матерый консультант советует такое
В 20-м веке был пик бюрократии, в 21-м она должна быть изжита на хрен, как тупиковая ветвь эволюции
Бережливое мышление. Везде ставим вопрос "Зачем", а если "Надо" - то "Как минимизировать"
В старом ИСО был правильный раздел "Идентификация и маркировка". Подпись - один из методов идентификации. Ну, или маркировки. "Настоящий" вопрос можно решить десятком методов без подписи. Мне, например, приятней брать в руки документ в 3 листа, чем в 20. Я люблю, когда документ высушен
Большие объемы - наследие времен, когда платили за "листаж"
Короткий, сухой документ - признак мастерства. В отличие от

"Извините, писать кратко нет времени, поэтому пишу длинно" (Бальзак)
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 5781
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 325 раз.
Поблагодарили: 689 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Иван Павлович » 22 окт 2017, 21:39

Михаил Шустер писал(а):В 20-м веке был пик бюрократии, в 21-м она должна быть изжита на хрен

Должна, но не везде изжита... Вот если по какой-то причине в организации бумажный документооборот, пускай и на сухих 2-х листах, должны в бумажных документах присутствовать лист согласования и утверждение его руководителем? Вопрос именно в этом, а вопрос должны ли быть вообще бумажки, это уже другое. Вы конечно правы, что есть десятки решений без бумажки, но, повторюсь, есть куча организаций где не могут/не хотят уходить от бумажных документов.
Иван Павлович
 
Сообщения: 225
Зарегистрирован: 27 янв 2017, 09:40
Благодарил (а): 0 раз.
Поблагодарили: 1 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Радэ Бошкович » 22 окт 2017, 22:12

Иван Павлович писал(а):Согласование - если нет электронного согласования (почта, скайп и т.п.) то что мешает потом кому-либо, на кого распространяется данный документ, сказать, что он не в курсе. Например Инструкция по ТБ, начальник склада может сказать, что с ним никто не согласовывал ее а он был против работы без рукавиц при погрузке.

Подпись. Документ должен быть утвержден. Если эл. документооборот то да, нет бумаги нет подписи.

Михаил, спасибо за лестную заметку, но поскольку раздел "Чебурашка" продолжу твое объяснение.

Иван, в частной организации, а сейчас все частные, отмазки типа "я не в курсе", "со мной никто не согласовал", "я ничего не подписывал", и прочие пережитки социализма, не работают. При разработке внутренних документов "согласование" не значит, что ваш начальник склада соглашается или не соглашается с документом, оно значит только то, что разработчики документа с ним консультировались, как с человеком, который знает детали процесса. Поэтому, я согласен с тем, что информация о вступлении документа в силу должна быть доведена до начальника склада, но когда документ уже одобрен он должен обеспечить исполнение, or else... Лист согласования точно не нужен, даже если речь идет о полностью бумажном документообороте, поскольку такой лист для пользователя документа не содержит никакой полезной информации.

Если хотите хранить информацию о том, кто участвовал в разработке документа, это ваше право, хотя это пустая трата ресурсов, но информация может храниться отдельно от документа, в каком-то электронном архиве.

При этом, я против разгрузки без защитных перчаток, это нарушение ТБ.

Обратите внимание, что информация может быть в любой форме, в том числе и информация о вступлении документа в силу. В условиях электронного документооборота, я советую организациям отправлять СМС заинтересованным сторонам о всех ключевых событиях, в том числе о документации. Например, одобрен какой-то документ и размещен в системе DMS. Отправляем СМС о том, что с такой-то даты вступил в силу документ XY, это лучше любого листа ознакомления или листа согласования. С того момента считается, что все заинтересованные стороны ознакомлены с документом. При этом не имеет никакого значения, когда сотрудник приступит системе и прочтет документ и будет ли он это делать. Он ознакомлен и все. Принцип не применяется только в отношении документов, где закон приказал ознакомлять сотрудника уз подпись.

Касательно подписи, она бывает разных типов: от руки, цифровая, квалифицированная цифровая и т.д. Т.е. отсутствие подписи ручкой (или "росписи", как услышал в одной организации :D ) не значит, что документ необязателен для применения. Факт размещения документа в определенном хранилище можно считать подписью уполномоченного лица. Комбинация логин/пароль тоже может считается подписью.

Я участвую в аудитах медицинских организаций по всей России и в каждой новой организации вижу такое количество ненужных бумаг, в том числе "документов СМК", которое мне и не снилось. Главврач каждой больницы каждое утро тратит полчаса только на подписание бумаг. При этом, нигде не вижу осознанной попытки уменьшить этот бумажный поток даже на один процент. Давайте начнем с листа согласования, может быть, этот пример станет заразительным.
Аватара пользователя
Радэ Бошкович
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 2385
Зарегистрирован: 23 мар 2006, 19:13
Откуда: Белград, Сербия - Москва, РФ
Благодарил (а): 23 раз.
Поблагодарили: 199 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Андрей Горбунов » 23 окт 2017, 08:28

Радэ,
при том, что я сам "волком бы выгрыз бюрократизм", но мне думается, что проблема несколько шире и на уровне отказа от отдельных элементов документов не решается. Казалось бы, что мешает организациям упростить себе жизнь? Ведь им же станет проще, но... Полагаю, что все дело в том, как построена в государстве вообще система взаимоотношений и доказательств. У нас все основано на явных свидетельствах типа подписей и т.п. и отказ от листов согласования, подписей и всего прочего для организации риск, который перевешивает неудобства и затраты ресурсов. По-крайней мере, у меня такое сложилось впечатление.
У меня сейчас в работе две компании, в которых предприятие в России - часть общемировой системы. И, да, корпоративные документы, выпускаемые западной материнской компанией, с точки зрения признаков легализации существенно отличаются от внутрироссийских. Но наши даже не помышляют об упрощении, первый вопрос всегда один и тот же: а как я докажу?
Право сомневаться не отменяет обязанности думать
Аватара пользователя
Андрей Горбунов
Администратор форума
Администратор форума
 
Сообщения: 3722
Зарегистрирован: 25 янв 2005, 18:06
Откуда: Москва
Благодарил (а): 10 раз.
Поблагодарили: 244 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Радэ Бошкович » 23 окт 2017, 09:00

Это все так, поэтому я и говорю "сделать попытку уменьшить поток ненужной документации". И элементов документа, в том числе. Меня озадачивает то, что никто даже не пытается. А тут все нормально, надо знать закон и надо быть готов к спору с инспектором. Закон дает достаточно широкое поле для внедрения новых технологий. Например, тот же самый электронный документооборот.

Хотел бы я увидеть, где написано, что лист ознакомления должен быть, сразу сдам позиции.

Основное правило каждой юридической системы - презумпция невиновности. Если у компании есть политика и внутренние регламенты, не надо ей доказывать, что сотрудник ознакомлен и что она ни в чем не виновата, пускай инспектор докажет, что это не так. И тот инспектор не может штрафовать организацию, если в отчете не сумеет сослаться на точное требование закона. В России, конечно, может быть по-другому. Я вижу, что все думают, что инспектору все позволено, поэтому прогибаются под совсем неразумные требования.

К сожалению, организации плохо знают законы. Мне еще не приходилось встретить компетентного юриста организации, те, с которым встречался, никуда не годятся. Или дело в другом, организации знают, что нарушают закон, поэтому не смеют возразить инспектору, он может потом начать копаться, и кто знает, чем это закончится.

Недавно был в организации, где DMS реально работает. При этом, первая страница "документов СМК" с подписями сканируется и загружается в систему как доказательство того, что документ утвержден. Ужас!

Я ушел в частный сектор в 1996. Какое счастье, что, работая на государственные организации, сам им не принадлежу.
Аватара пользователя
Радэ Бошкович
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 2385
Зарегистрирован: 23 мар 2006, 19:13
Откуда: Белград, Сербия - Москва, РФ
Благодарил (а): 23 раз.
Поблагодарили: 199 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Михаил Шустер » 23 окт 2017, 10:16

Не нужно жить прошлым, нужно стремиться предвосхитить будущее
"Я уверен, что цифровая трансформация поможет устранить противоречия современного капитализма, справиться с его неэффективностью, избавиться от надоедливого присутствия в экономике посредников, не вносящих в бизнес-процессы и цепочку между производителем и потребителем никакой реальной ценности"
Про документы написано, что они должны быть подтверждены и идентифицируемы, включая изменения. Есть десятки способов выполнить это требование. Ручная подпись и ознакомление под роспись - это дремучие методы динозавров. Как пересчет данных калькулятора на счетах (было и такое). Вместе с архаичными требованиями сохранились целые пласты архаичных процедур, пожирающих ресурс. Никто не помнит, зачем, но выполняют.
С другой стороны, наша неэффективность дает всеобщую занятость. Если из организации убрать привычную энтропию, многим будет просто нечего делать и они станут нудиться. Как солдаты в СА. Как бывший сержант заявляю, нет ничего страшнее незанятого солдата, его распирает дурная энергия и ведет на самые идиотские приключения. Лучше пусть траву красят.
А сокращать людей - я против. Ради чего? Создать толпу безработных без средств к существованию, выплеснуть ее в моногород, нарастить криминал - зачем? Чтоб владелец купил лишнюю яхту?
Наверное, я латентный социалист
Аватара пользователя
Михаил Шустер
Модератор
Модератор
 
Сообщения: 5781
Зарегистрирован: 19 янв 2012, 10:30
Откуда: южноукраинск
Благодарил (а): 325 раз.
Поблагодарили: 689 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Поденков Андрей » 24 окт 2017, 06:35

Иван Павлович писал(а):
Радэ Бошкович писал(а):Присоединяюсь. Тут недавно объяснял организации как писать процедуры и сказал, что ненужные элементы документа:
..........
- лист согласования,
- подписи кого бы то ни было,
.................


Эти пункта в документации наоборот считаю обязательны.
Согласование - если нет электронного согласования (почта, скайп и т.п.) то что мешает потом кому-либо, на кого распространяется данный документ, сказать, что он не в курсе. Например Инструкция по ТБ, начальник склада может сказать, что с ним никто не согласовывал ее а он был против работы без рукавиц при погрузке.

Подпись. Документ должен быть утвержден. Если эл. документооборот то да, нет бумаги нет подписи.

Хорошо, если нужна така бымажка. Тогда зачем, эти листы в копиях, при этом в копиях они пустые ( 1 лист 0,3 рубля, их 2 листа или более, 0,6 рубля и еще умножаем на количество копий примерно для средней компании 5 шт. итого 3 рубля. руководство и 6 процедур., ну и 10-к положений= 17 доков. 17*3 -=51 рубль. про цикличность молчу)
Вопрос - говоря языком стандартов, на что направлены эти бумажки и какая от них результативность?
Аватара пользователя
Поденков Андрей
 
Сообщения: 1027
Зарегистрирован: 25 авг 2009, 05:54
Откуда: Хабаровск, Южно-Сахалинск, Благовещенск, Барнаул, Красноярск, Абакан, Новосибирск, Чита
Благодарил (а): 11 раз.
Поблагодарили: 35 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Евгений Жуков » 24 окт 2017, 11:20

Есть и иной взгляд на обсуждаемую проблему

Суть её (если non multa, sed multum) сформулировал тов. Томский "Делайте, что хотите, но не оставляйте документов, не оставляйте следов"
Т.е. когда все нормально, тогда можно и на словах согласовывать. А вот когда начнётся расследование - вот тогда всё будет иначе

PS Берём в долг - требуют расписку (минимум). А "Вы мне что - не верите на слово?" никем адекватно не воспринимается

PSS Нет заявления - нет возбуждения дела, порвали протокол - события не было
DOCENDO DISCIMUS
Аватара пользователя
Евгений Жуков
 
Сообщения: 3590
Зарегистрирован: 07 май 2005, 22:23
Благодарил (а): 122 раз.
Поблагодарили: 124 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Слава Быков » 24 окт 2017, 14:31

Для раздумий о процессном подходе, риск-менеджменте и статуправлении даю небольшую выписку из учебника для летчиков времен застоя (70-е годы прошлого века). Довольно занимательно:
"Отклонения самолета и ошибки летчика
1. В полете самолет может отклоняться от заданной траектории как в результате ошибок летчика, так и в случае отказов авиатехники или действия непреодолимых внешних возмущений.
Отклонением называется отличие фактических параметров полета от заданных.
Ошибкой называется неправильное, несоразмерное, некоординированное или несвоевременное перемещение (или неперемещение) летчиком рычагов управления самолетом.
Причиной ошибки называется явление или обстоятельство, предшествовавшее этой ошибке и непосредственно вызвавшее ее возникновение. В случае отказов авиатехники или появления непреодолимых внешних возмущений, при которых любые действия летчика не могут исправить положение, причина непосредственно вызывает отклонение самолета. Но в большинстве случаев причинно-следственная цепочка выглядит так: причина — ошибка летчика — отклонение самолета.
В соответствии с марксистско-ленинским пониманием причинно-следственных связей между явлениями командир, анализируя полеты, должен установить ту причину, которая явилась началом цепочки «причина — ошибка — отклонение».
Кроме анализа отклонений, ошибок и их причин, разбор должен содержать правильный способ исправления отклонения (что летчик должен был сделать в полете) и мероприятия по предупреждению ошибок в будущих полетах.
2. При разборе и анализе полетов не следует путать отклонения с ошибками и их причинами. Следует помнить, что ошибку делает летчик, а отклонение — самолет (самолет ошибаться не может). Неправильно, например, говорить, что «на посадке имела место ошибка — высокое выравнивание». Высокое выравнивание — это не ошибка, а отклонение самолета от заданной траектории посадки, которое произошло в результате каких-то ошибочных действий летчика рычагами управления.
Искусство командира и состоит в том, чтобы установить истинную причину ошибки летчика. Если причина найдена, то мероприятия по предупреждению ошибки будут очевидными и эффективными. Если же причина не найдена, то мероприятия окажутся бесполезными.
Отклонения самолета могут быть различными по своей величине. На малые отклонения обычно много внимания не обращается. Большое отклонение называют предпосылкой к летному происшествию, что уже становится предметом разбора.
Очень большое отклонение может привести к летному происшествию (поломке, аварии, катастрофе), которое неизбежно тщательно расследуется. Однако необходимо анализировать не только предпосылки и уже случившиеся летные происшествия, но и тенденцию развития малых («неопасных») отклонений.
4. В соответствии с марксистско-ленинской философией закономерность явлений есть диалектическое единство необходимости и случайности.
Энгельс писал: «То, что утверждается как необходимое, слагается из чистых случайностей, а то, что считается случайным, представляет собой форму, за которой скрывается необходимость». (К. Маркс и Ф. Энгельс. Соч., т. 21. стр. 303).
Необходимое (закономерное) явление при данных условиях неизбежно, т. е. оно должно обязательно произойти.
Случайное явление при данных условиях может произойти, а может и не произойти. Но случайные явления и процессы также подчиняются своим закономерностям.
Если, например, на взлете в конце разбега самолета произойдет полный отказ двигателя и при этом откажут еще и тормоза, то самолет неизбежно выкатится за пределы ВПП на грунт (в соответствии с закономерностями динамики полета). Но при данных условиях дело может закончиться или без последствий, или поломкой, или аварией, или катастрофой (в соответствии с закономерностями теории вероятностей).
Случайность есть объективная характеристика явлений, не зависящая от нашего сознания. Однако случайность не равнозначна беспричинности. Все случайности имеют свои причины. Но случайные явления и их причины должны исследоваться соответствующими методами.
Отклонения самолета три пилотировании относятся к категории случайных явлений и должны исследоваться соответствующими математическими методами, а именно: методами теории вероятностей.
Случайное (но небеспричинное) отклонение самолета при пилотировании в большинстве случаев подчиняется нормальному закону распределения, который далее и возьмем за основу, чтобы показать, как математические методы можно использовать для анализа качества полетов. Случаи, когда отклонения самолета подчиняются другим законам распределения, для простоты опустим.
Нормальный закон распределения характеризуется двумя величинами:
положением центра рассеивания (xц.р) и вероятным отклонением (∆xв.о). "
Слава Быков
 
Сообщения: 1013
Зарегистрирован: 01 июл 2014, 13:05
Благодарил (а): 19 раз.
Поблагодарили: 38 раз.

Re: Требуется помощь профессионалов

Сообщение Поденков Андрей » 25 окт 2017, 06:55

Евгений Жуков писал(а):PSS Нет заявления - нет возбуждения дела, порвали протокол - события не было


Снял на телефон машину стоящую ни там, вот и административка.
Аватара пользователя
Поденков Андрей
 
Сообщения: 1027
Зарегистрирован: 25 авг 2009, 05:54
Откуда: Хабаровск, Южно-Сахалинск, Благовещенск, Барнаул, Красноярск, Абакан, Новосибирск, Чита
Благодарил (а): 11 раз.
Поблагодарили: 35 раз.

Пред.

Вернуться в Внедрение СМК в ООО "Чебурашка"

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 4



cron