Нынешняя система не дает высшей меры производительности, ибо способствует расточению во все его видах; у множества людей она отнимает продукт их труда. (Г. Форд)

Аудит СМК должен быть системным


Вячеслав ГУЛЕНКОВ, Светлана ШАТАЛИНА


Важной проблемой организации сертификационного аудита и инспекционных проверок является определение объектов и критериев проверки при формировании Плана аудита в соответствии с приложением Д ГОСТ Р 40.003-2005.

Под критериями проверки объекта следует понимать совокупность требований внешних и/или внутренних нормативных документов, имеющих статус ПЭ, применительно к каждому рассматриваемому объекту. В качестве объектов проверки в общем случае могут выступать как процессы, так и структурные подразделения предприятия.

Совершенно очевидно, что все процессы реализуются в том или ином подразделении, поэтому возникает вопрос, в какой взаимосвязи могут рассматриваться процессы и структурные подразделения при планировании аудитов?

Реально в условиях конкретного предприятия может возникнуть ряд ситуаций.

Первая ситуация. Процесс, идентифицированный в СМК, реализуется внутри одного единственного подразделения, например, закупки сырья, расходных материалов и комплектующих изделий (п. 7.4 ИСО 9001:2000), осуществляемые отделом закупок. В этой ситуации состав ПЭ процесса и подразделения будут идентичны.

Вторая ситуация. В рамках одного подразделения параллельно реализуется несколько процессов. Например, отдел главного технолога разрабатывает технологическую документацию (в терминологии ИСО1 - планирование процессов, п. 7.1), проводит контроль технологической дисциплины (в переводе с русского технического на "зарубежный" язык - мониторинг процессов, п. 8.2.3 ИСО) и осуществляет другие виды деятельности, а также участвует в ряде процессов, выполняемых другими подразделениями. В этой ситуации логическая сумма совокупностей ПЭ каждого процесса будет общим составом ПЭ рассматриваемого подразделения.

Третья ситуация. Один и тот же процесс, идентифицированный в СМК, реализуется одновременно в нескольких подразделениях, например, технический контроль продукции в подразделениях (п. 8.2.4 ИСО). В этой ситуации состав ПЭ процесса проверяется в каждом подразделении.

Четвертая ситуация. Один процесс реализуется последовательно в нескольких подразделениях, например, управление несоответствующей продукцией (п.8.3 ИСО). Чтобы был понятен смысл этой ситуации, на схеме укрупненно представлен процесс, который проходит в пределах как минимум трех подразделений: отдела технического контроля, производственного участка (цеха), службы качества.

В этой ситуации оценка выполнения процесса осуществляется раздельно в пределах каждого подразделения и входит в общий зачет оценки деятельности этого подразделения. Совокупности ПЭ по каждому подразделению, в котором проходит процесс, указаны на схеме. Интегрированная оценка всего процесса теоретически возможна, но какому из подразделений можно предъявить результаты такой оценки? Естественно, владельцу (хозяину, как принято сейчас говорить) процесса. Но это юридически неправомерно, так как в должностных инструкциях, оформляемых на руководителей подразделений, записываются их обязанности как ответственных исполнителей соответствующих процедур процесса в своем подразделении.

По результатам проведенного анализа можно сделать единственный вывод: проверка и оценка соответствия СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 должна проводиться в каждом структурном подразделении по элементам требований применительно к профилю деятельности этих подразделений, а процессы в общем случае являются только составной частью деятельности подразделений. Этот вывод доказывается также всем содержанием ГОСТ Р 40.003-2005 и, в частности, названием колонки 2 в приложении Д.

Для разработки плана сертификационного аудита в соответствии с блоком 3.2 приложения А ГОСТ Р 40.003-2005 необходимо в организационной структуре предприятия выделить все подразделения, входящие в СМК, и на этой базе построить матрицу формирования критериев проверки СМК. Пример такой матрицы, разработанной применительно к конкретному предприятию, представлен в табл. 2. Во второй левой колонке матрицы указаны аббревиатуры руководящего состава предприятия, а также подразделений, участвующих в СМК и требующих проведения сертификационного аудита и инспекционных проверок. Верхняя строка отображает полный состав фактически ПЭ в соответствии с колонкой ЭСАФ. Таким образом, каждая строка матрицы отображает состав критериев проверки отдельно взятого объекта СМК.

См. Таблицу.

Для наглядности представленной информации в двух правых служебных колонках указано количество обязательных ПЭ и общее количество ПЭ, проверяемых в каждом подразделении, и на поле матрицы желтым цветом отмечены колонки обязательных ПЭ. Нижней служебной строкой матрицы показано количество подразделений, где должна проводиться каждая обязательная ПЭ.

Очевидно, что для рассматриваемого нами конкретного предприятия объем сертификационного аудита составляет проверку 210 ПЭ. Именно эти или подобные цифры могут служить объективным основанием для определения трудоемкости сертификационного аудита, а не те многочисленные таблицы зависимости трудоемкости аудита от численности персонала на предприятии, которые насаждаются нам апологетами сертификации. К проблеме оценки стоимости сертификационных аудитов и инспекционных проверок необходимо будет вернуться особо.


Матричный подход был неоднократно апробирован одним из авторов при подготовке сертификационных аудитов. Какие же направления практического использования такой матрицы?

Первое направление - использование матрицы в качестве нормативного документа в СМК предприятия.

Формирование подобных матриц пока нигде и никем не регламентируется. Но было бы очень полезно, если бы такие матрицы разрабатывались на предприятиях под руководством службы качества как обязательный нормативный документ при внедрении СМК, поскольку:

  •       при вовлечении в разработку такой матрицы руководства и ведущих специалистов предприятия обеспечивается более глубокое понимание проблем СМК широким кругом специалистов;

  •       матрица, получившая статус утвержденного документа СМК, дает наглядное и полное представление взаимосвязи требований стандарта ИСО 9001:2000 с направлениями деятельности подразделений предприятия;

  •       матрица, являясь нормативным документом СМК, может служить основополагающим документом для объективного, полномасштабного и сбалансированного планирования в службе качества периодических внутренних проверок СМК;

  •       предлагаемая матрица может превратиться в годовой график проведения внутренних проверок СМК, в котором сразу будет виден объем и сроки проверки, если с правой стороны добавить колонку, где указывать календарную дату внутренней проверки каждого подразделения.

Второе направление - использование матрицы органом по сертификации СМК как базового документа при подготовке к сертификации.

Было бы весьма положительным фактом, если бы подобная матрица передавалась в орган по сертификации СМК в составе исходных данных (блок 1.9 приложения А ГОСТ Р 40.003-2005). Эта матрица послужила основой:

  •       для объективной оценки глубины и полноты понимания руководящим составом предприятия проблем СМК во взаимосвязи с требованиями ИСО;

  •       для разработки Плана аудита СМК в соответствии с приложением Д ГОСТ Р 40.003-2005 при подготовке работы комиссии;

  •       для планирования Органом по сертификации сбалансированных объемов проведения инспекционных проверок в период действия сертификата.

Кроме того, матрица стала бы одним из основных факторов для объективного определения трудоемкости сертификационного аудита и плановых инспекционных проверок.

Как видно из табл. 2, общее количество ПЭ составляет свыше 200. Возникает вопрос: как должны быть спланированы инспекционные проверки СМК с учетом требования ежегодной проверки совокупности обязательных элементов (п. 7.7.4 ГОСТ Р 40.003-2005)?

Представленная матрица заставляет сомневаться в корректности сформулированного требования ГОСТ Р 40.003-2005 об обязательной проверке при каждом инспекционном контроле совокупности из одиннадцати элементов.

Если принимать это требование буквально, то инспекционную проверку, как показывает матрица, необходимо проводить во всех подразделениях, где требуется проверка обязательных ПЭ, которых в матрице всего 98 (уже 46% от общего числа ПЭ). С учетом необходимости проверки еще 1/3 остальных элементов общий объем будет составлять приблизительно 135 ПЭ. Самое сложное в этой ситуации набрать из расчета 135 ПЭ соответствующий состав проверяемых подразделений с учетом обязательных 98 ПЭ. Это оказывается сложной комбинаторной задачей даже при условии, что допустимо приближенное решение.

При таком подходе к планированию не нарушается требование стандарта, но инспекционная проверка оказывается чрезвычайно трудоемкой, требует больших ресурсных затрат и поэтому практически оказывается неприемлемой. Исключение может составлять тот случай, когда руководство предприятия пожелает провести доскональную проверку состояния СМК и получить объективную, документально подтвержденную оценку.

Второй вариант подхода к планированию ИК, когда формально соблюдается требование стандарта, но при этом минимизируется трудоемкость инспекционной проверки. Для этого:

  •       по матрице выбирается ряд структурных подразделений (строк), в которых обеспечивается проверка всей совокупности обязательных элементов. В рассматриваемом нами примере это будут ДК, ОСМК, Цех (см. табл. 2, строки 2, 3 и 14);

  •       определяется общее число проверяемых ПЭ в выбранных подразделениях. На основании матрицы их будет 43;

  •       определяется количество ПЭ, которое еще необходимо включить в план инспекционного контроля, чтобы обеспечить 1/3 от общего числа ПЭ. По матрице это 210 ПЭ / 3 - 43 ПЭ = 27 ПЭ;

  •       по матрице выбираются подразделения, в которых в общей сложности требуется проверка около 27 ПЭ. Такими подразделениями оказались ОТК и ОГТ (см. табл. 2, строки 5 и 10).

В результате изложенной процедуры определен состав подразделений (5), проверяемых за одну (например, первую) инспекционную проверку.

Далее процедура повторяется на поле матрицы с подразделениями, не вошедшими в предыдущую проверку. При выполнении второго цикла нами были выбраны следующие подразделения: ЛНК, ОГМетр, ЛХМИ, ОГТ, ОГМ, ДПр, ПО, в которых проверяется 64 ПЭ. Тогда на третий ИК должны планироваться 9 оставшихся подразделений, в которых проверяется 75 ПЭ. В результате третий ИК оказался перегружен, поэтому переносим проверку Юр (табл. 2, строка 21) на первый ИК.

В итоге объемы проверок раскладываются следующим образом: один ИК в шести подразделениях, в которых проверяется 75 ПЭ; два ИК в семи подразделениях - проверяется 64 ПЭ; три ИК в восьми подразделениях - проверяется 71 ПЭ. Результаты данного распределения представлены матрицей в табл. 3.

См. Таблицу.

При рассмотренном варианте планирования получено более менее сбалансированное распределение объемов проверок: 36, 30 и 34% от объема сертификационного аудита.

Обращает на себя внимание, что все выше изложенные процедуры основывались на формальном комбинаторном анализе на уровне ПЭ без какого-либо проникновения в содержательную инженерно-производственную сферу рассматриваемой проблемы, что может в результате привести к несуразным или нежелательным решениям. В частности, распределение объемов проверок, представленное в таблице 3, показывает, что при втором ИК не проверяются элементы 8.2.1 и 8.2.2, а при третьем ИК - элемент 8.2.1, тем самым не выполняется требование ежегодной проверки обязательной совокупности элементов. Выходом из этого положения является включение в план второго ИК проверку ДК (см. табл. 2, строка 2), а третьего ИК - ОСМК (см. табл. 2, строка 3).

Окончательно имеем следующее распределение объемов проверок: один ИК в шести подразделениях, в которых проверяется 75 ПЭ; два ИК в восьми подразделениях - проверяется 78 ПЭ; три ИК в восьми подразделениях - проверяется 83 ПЭ. Тогда баланс распределения объемов проверок составит соответственно 36, 37 и 40% относительно сертификационного аудита.

Предложенный подход основан на достаточно сложном комбинаторном анализе, который должен выполняться специалистами органа по сертификации ради того, чтобы сократить объем проверок и, следовательно, минимизировать оплату работ по инспекционным проверкам. Но если эта минимизация нужна предприятию, то пусть всю аналитическую работу проводит служба качества предприятия, а Орган по сертификации должен взять на себя контрольные функции результатов планирования.

Легко увидеть, что, несмотря на аналитику на уровне ПЭ, окончательное решение по планированию инспекционных проверок принимается на уровне структурных подразделений. Поэтому было бы корректнее в стандарте говорить не об обязательной проверке некоторой совокупности ПЭ, а об обязательной проверке при каждом инспекционном контроле некоторого минимального состава подразделений, наиболее полно отражающих функционирование СМК. В рассмотренном примере, применимом ко многим другим предприятиям, такими подразделениями следует считать ОСМК ОТК, ОГТ и ТД. Остальные 17 структурных элементов распределяются на три инспекционных проверки. В итоге имеем в среднем по десять подразделений ежегодно при каждой инспекционной проверке.

Таким образом, в результате системной рационализации сертификационной деятельности:

  •       предложена оптимизированная номенклатура проверяемых элементов;

  •       определены в качестве основных объектов проверки структурные подразделения предприятий-заявителей, причем процессы рассматриваются как одна из составных частей проверки подразделений;

  •       рекомендована в качестве основного документа планирования сертификационного аудита, инспекционных и внутренних проверок матрица формирования критерием проверки;

  •       рекомендована методика планирования сбалансированных по объему инспекционных проверок.

Вопросы, затронутые в данной статье, касались, в основном, деятельности органов по сертификации СМК. Однако изложенный подход к проверке СМК может оказаться полезным и для предприятий при проведении внутренних проверок СМК.


Вячеслав Юрьевич ГУЛЕНКОВ - кандидат технических наук, руководитель органа по сертификации систем качества ААС "АСМ-НАМИ";

Светлана Сергеевна ШАТАЛИНА - руководитель органа по сертификации систем качества АНО "ОССК МАШПРОМ"


1 Здесь и далее имеется в виду международный стандарт ИСО 9001:2000.





Также на сайте:
Менеджмент качества как подсистема матричной структуры управления предприятием
QUALITY - менеджмент качества и ISO 9000

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?