–Ш—Б—В–Є–љ–∞ –±—Л–≤–∞–µ—В –љ–∞—Б—В–Њ–ї—М–Ї–Њ –њ—А–Њ—Б—В–∞, —З—В–Њ –≤ –љ–µ—С –љ–µ –≤–µ—А—П—В. (–§. –Ы–µ–≤–∞–ї—М–і)

–уководство аудитом

Ё“јѕџ ј”ƒ»“ј

јудиты (проверки качества) - де€тельность дорогосто€ща€, если рассматривать ее с позиций затрат времени и работы людей; она требует планировани€, выполнени€ и отчетности.  роме того, проверка выполнени€ корректирующих действий может потребовать повторного участи€, как аудитора, так и провер€емой стороны. ¬ыполнение аудита мешает и производственному процессу - аудитор отвлекает работников вопросами, а вводное и заключительное собрани€ отнимают ценное врем€ у руководства.

ѕоэтому, очень важно выполнить аудит (проверку качества) должным образом от начала до конца. «олотое правило гласит, что аудит никогда не должен быть сюрпризом. ƒаты его проведени€ необходимо предварительно согласовать по договоренности обеих сторон. јудит, проводимый внезапно, не дает никаких преимуществ и имеет только негативный характер. ¬незапный аудит может преп€тствовать производственному процессу на его важнейших этапах, причин€€ существенные финансовые убытки. ѕроведение аудита без предварительного согласи€ совершенно отчетливо подразумевает одно:

«ћы хотим поймать вас с поличным!».

—уществует р€д конкретных этапов дл€ последовательного выполнени€:

1. —бор информации.

2. ѕланирование и подготовка.

3. ¬водное собрание.

4. јудит.

5. «аключительное совещание.

6. Ќадзорный аудит.

„тобы лучше пон€ть важность правильной подготовки к аудиту, достаточно сказать, что подготовка обычно отнимает 40% всего времени, отведенного дл€ аудита. ѕодготовка включает два этапа.   ним относитс€ де€тельность руководителей программой аудита, а также врем€, затраченное аудиторами на сбор информации, анализ документации, планирование и подготовку. Ќепосредственно проведение аудита охватывает этапы 3, 4 и 5 и обычно занимает примерно 40% общего времени. ќтчетность (регул€рно выполн€етс€ во врем€ аудита) и надзорна€ де€тельность составл€ют, как правило, 10% общего времени.

јудит планируетс€ и выполн€етс€ по просьбе и в интересах клиента. »менно клиент выбирает аудитора или группу аудиторов дл€ проведени€ аудита.  огда аудитор или группа аудиторов провод€т аудит, вс€ ответственность возлагаетс€ на ведущего аудитора. ¬едущий аудитор регистрирует пожелани€ клиента, кроме того, он следит за соблюдением методик, прин€тых у клиента.

—Ѕќ– »Ќ‘ќ–ћј÷»»

ѕрежде, чем приступить к сбору всей необходимой информации, котора€ потребуетс€ дл€ проверки, вы должны вы€снить у клиента:

1. »нформацию об организации, в которой проводитс€ аудит.

2. ѕричины проведени€ аудита.

3. ќбъем аудита.

4.  ритерии аудита.

¬ сертификационной де€тельности аудиты провод€тс€ на основании контракта между органом по сертификации и организацией. Ѕольша€ часть информации, необходимой дл€ планировани€ аудита, будет доступна в процессе анализа контракта. “акже руководители программы аудита согласуют даты проведени€ аудита с руководством провер€емой стороны. “аким образом, при аудитах третьей стороны, кратка€ информаци€, которой владеет ведущий аудитор, включает:

1. ƒаты.

2. ѕродолжительность.

3. —остав группы и количество аудиторов в группе.

ѕосле определени€ вышеперечисленных данных аудитор может начать сбор информации, необходимой дл€ эффективного выполнени€ аудита.

ќбъем аудита определ€ет следующие границы аудита:

• ”частки, подлежащие проверке.

• —труктурные подразделени€ организации, в которых проводитс€ аудит.

• ѕродукцию, вход€щую в провер€емую систему.

 ритерии аудита могут присутствовать в:

• —тандарте.

• ”слови€х контракта.

• ƒокументации системы качества.

• ѕрограммах качества.

• ѕрочей документации.

ѕолучив от клиента краткую информацию, необходимую дл€ планировани€ и подготовки аудита, далее ведущий аудитор должен собрать следующие сведени€ о провер€емой организации:

1. ¬иды де€тельности организации.

2. —ложность процессов.

3. –азмеры организации.

4. Ћюба€ информаци€ о степени готовности, например:

• —уществующие одобрени€, полученные от 2-ой или 3-ей стороны.

• ѕредставление организации о том, насколько аспекты, подлежащие проверке в ходе аудита, соответствуют конкретным требовани€м к качеству или требовани€м стандартов.

5. ѕо возможности, следует заблаговременно ознакомитьс€ с –уководством по качеству или его эквивалентом. ≈сли это невозможно, эти документы должны быть предоставлены в начале аудита дл€ проверки их адекватности и планировани€ вариантов сбора объективных доказательств.

¬се вышеприведенное может быть вы€снено по телефону, письмом, анкетой (вопросником), при ознакомительном визите или любым другим способом общени€. ¬озможно сочетание нескольких способов сразу.

¬едущим аудиторам, занимающимс€ подготовкой аудита, насто€тельно рекомендуетс€ рассмотреть возможность организации визитов на предварительном этапе. ѕодобные визиты позвол€ют собрать дополнительную информацию и предоставл€ют аудитору реальный доступ в организацию дл€ оценки ее размеров и сложности структуры. “акие посещени€ помогают установить взаимоотношени€ с руководством провер€емой стороны и разве€ть страхи по поводу проведени€ аудита и составлени€ отчетов. ѕредварительные визиты также дают прекрасную возможность предотвратить р€д проблем, которые могут возникнуть в ходе аудита -- этому способствует открытое обсуждение таких проблем с представител€ми руководства и приглашение к взаимному сотрудничеству. ѕредставитель руководства может в дальнейшем обсудить эти вопросы с другими руководител€ми, что, безусловно, поможет более успешному продвижению аудита.

Ќаиболее сложна€ ситуаци€ возникает, когда система качества провер€емой организации не документирована (неформальна). јудитор в таком случае должен вы€снить тем или иным способом (обычно при помощи расспроса) как функционирует система, как осуществл€етс€ управление и контроль. ¬еро€тно, в организации существует кака€-либо документаци€ относительно системы качества, например, организационные схемы, формы или просто инструкции. ѕредварительное изучение в таких случа€х должно быть более тщательным, а по итогам изучени€ аудиторам рекомендуетс€ подготовить подробные контрольные листы.

јудитор должен избегать поспешных выводов о том, что неформальна€ система неэффективна - очень часто бывает наоборот.

ѕЋјЌ»–ќ¬јЌ»≈ » ѕќƒ√ќ“ќ¬ ј

—обрав все необходимую информацию, далее, ведущий аудитор должен осуществить подготовку к аудиту. Ќеобходимо выполнить следующие работы:

1. ќпределить объем работ и необходимого времени - в зависимости от размеров и сложности аудита - не забывайте, что аудит стоит денег, поэтому не следует раст€гивать аудит во времени.  оличество человеко-дней дл€ проведени€ аудита можно подсчитать, исход€ из руковод€щих указаний, изданных IAF (International Accreditation Forum). Ёти руковод€щие указани€ можно найти в документе ≈ј-7/01, изданном ≈вропейским ќбществом по јккредитации (European Cooperation for Accreditation):

 

2. ѕодобрать людей в группу, принима€ во внимание следующее:

a) Ѕеспристрастность.

b) ѕрофессиональные знани€ и умени€.

c) ѕродвижение по службе.

d) ѕотребность в обучении.

e) —овместимость (способность к совместной работе).

f) ѕриемлемость дл€ провер€емой организации.

g) ¬озможность данного лица участвовать в аудите.

h) «нание €зыка, на котором проводитс€ аудит.

3. «аблаговременно определить даты, приемлемые дл€ обеих сторон. (ѕри проведении сертификационных аудитов даты обычно согласовываютс€ руководством программы аудита).

4. ¬ыбрать подход. јудит может планироватьс€, как сери€ горизонтальных или вертикальных проверок или, как комбинаци€ этих двух подходов. —тоит заметить, что планирование аудита таким образом менее эффективно с точки зрени€ времени и ресурсов.  роме того, это может вызвать раздражение у провер€емой стороны, поскольку в проверке структурных подразделений могут принимать участие разные аудиторы.

5. –азработать план аудита, назначив конкретные задани€ аудиторам группы. »збегайте жестких рамок и завышенных требований. ѕолезно составл€ть планы работы на первую и вторую половины дн€. ѕри планировании руководитель группы должен учесть работу всех смен.

6. ѕодготовьте рабочие документы:

•  онтрольные листы

• ‘ормы

• —тандарты

• –уковод€щие указани€, и т.п.

7. »звестите провер€емую сторону и направьте в ее адрес:

ѕлан проведени€ аудита

• –асписание

• ћатричную таблицу

•  онтрольные листы

ќпыт показывает, что до начала аудита желательно направить провер€емой стороне максимум информации. Ёто поможет устранить возможные опасени€ и создаст атмосферу сотрудничества. Ќекоторые аудиторы опасаютс€, что предварительна€ рассылка контрольных листов провер€емой стороне позволит последней «подготовитьс€» к аудиту. » что же? Ћюбые внесенные улучшени€ лишь усовершенствуют систему.

8. —ообщить аудиторам группы:

• ћасштаб аудита, цели и методы.

• ƒаты и продолжительность.

• ѕодробный план.

• ћатричную таблицу.

• »ндивидуальные задани€ и график.

• –езультаты анализа со стороны руководства.

• Ћогистику (транспорт, размещение, питание, и т.п.).

• »ные имеющиес€ требовани€.

9. ”бедитьс€, что группа полностью подготовлена.

10. ѕолучить всю необходимую дл€ анализа документацию. ћожет потребоватьс€ специальна€ проверка.

11. »нформировать провер€емую сторону о необходимости проведени€ вводного собрани€, предоставлени€ бытовых удобств, транспорта и встречающего.

12. ¬ыполнить все необходимые меропри€ти€ в области логистики:

• ѕереездов и размещени€.

• –абочих мест в офисе.

• ѕереводчиков.

—ќЅ–јЌ»я, ѕ–ќ¬ќƒ»ћџ≈ ¬ ’ќƒ≈ ј”ƒ»“ј

¬ процессе аудита ведущий аудитор должен провести р€д собраний, чтобы убедитьс€ в плановом продвижении работ. Ёто:

• ¬водное собрание.

• «аключительное совещание.

—овместные встречи группы

• ѕериодические встречи с представителем руководства.

¬се эти собрани€ провод€тс€ под руководством ведущего аудитора. ¬едущий аудитор должен быть готов к этой роли, предварительно обдумав план размещени€ присутствующих, список имен и фамилий и повестку собрани€.

¬водное собрание

ќсновна€ цель вводного собрани€ - представить аудиторов группы и сообщить базовые правила работы. ¬едущему аудитору необходимо рассмотреть множество вопросов, и привычка иметь под рукой готовую повестку дн€, безусловно, обеспечит успех встречи и рассмотрение всех запланированных вопросов. ¬едущий аудитор должен:

1. ѕредставить группу.

2. ѕоблагодарить руководство провер€емой стороны от лица своей организации за приглашение провести аудит.

3. ѕодтвердить имеющиес€ причины проведени€ аудита и его масштаб. (—ледует перечислить виды де€тельности и структурные подразделени€, подробности и глубину аудита). Ёту информацию следует предоставить заблаговременно, вместе с планом проведени€ аудита в письменном виде.

4. ѕодтвердить критерии (стандарт или иное), на основании которых проводитс€ аудит.

5. ќпределите: что, будет выполн€тьс€, когда и кем. ’от€ программа аудита и предоставлена заранее, необходим ее краткий обзор и уточнение, не по€вилось ли каких-либо изменений в последний момент.

6. –азъ€сните, что аудит основан на выборочной проверке.

7. —ообщите провер€емой стороне, что вс€ информаци€, полученна€ в ходе аудита, будет рассматриватьс€ как конфиденциальна€.

8. –азъ€сните, как им образом будут представлены результаты аудита.

9. –азъ€сните, что такое несоответстви€, как они классифицируютс€, и каким образом о них будет сообщатьс€.

10. —огласуйте статус документации системы качества провер€емой стороны до начала аудита.

11. ѕроверьте, инструктированы ли сопровождающие и готовы ли они начать работу.

12. —ообщите о сроках совместных встреч группы, в том числе о подробност€х встреч с представител€ми провер€емой организации.

13. ѕроверьте, осведомлен ли персонал провер€емой организации о проведении аудита.

14. ѕодтвердите информацию об обеспечении (офис, питание, и т.д.).

15. ќбъ€сните вопросы, св€занные с конфиденциальностью.

16. ƒоговоритесь, при необходимости, о предоставлении плана предпри€ти€ или организуйте деловую поездку дл€ членов группы.

17. ќбъ€сните необходимость периодических встреч и совместных встреч группы.

18. ќбъ€сните необходимость заключительного совещани€, его детали, дату и цель.

19. ќтветьте на вопросы, касающиес€ аудита.   cведению:

a) –уководитель группы председательствует на собрании и руководит им. Ёто необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

b) ѕосле вводного собрани€ группа собираетс€ дл€ личной встречи, чтобы обсудить программу совместных встреч (группы аудиторов) и получить последний инструктаж от руководител€ группы. ¬озможно обсудить наблюдени€, сделанные в ходе осмотра предпри€ти€ и вводного собрани€.

—овместные встречи группы

—овместные встречи группы должны проводитьс€ довольно часто, чтобы аудиторы были посто€нно уверены в том, что аудит выполн€етс€ полностью в запланированном объеме. Ќа таких встречах можно суммировать все обнаруженные недостатки, рассмотреть и проанализировать несоответстви€.  ак правило, самое удобное врем€ дл€ таких встреч - обеденный перерыв или врем€, ближе к концу рабочего дн€. Ќужно отметить, что длительное отсутствие аудиторов из-за таких встреч нежелательно.

ѕериодические встречи

Ёто - встречи, которые провод€тс€ с участием представител€ руководства и других лиц руковод€щего состава провер€емой стороны дл€ анализа наблюдений и несоответствий, вы€вленных в ходе аудита, а также дл€ определени€ и согласовани€ корректирующих действий. ¬ ходе длительных аудитов такие встречи должны проводитьс€, как минимум, раз в день, как правило, ближе к окончанию аудита. ѕоследн€€ встреча проводитс€ до заключительного совещани€ с тем, чтобы обсудить последние замечани€, и, по возможности, согласовать корректирующие действи€.

’орошей практикой €вл€етс€ сообщение об обнаруженных несоответстви€х по мере продвижени€ аудита. ¬ таком случае у провер€емой стороны по€вл€етс€ возможность выполнить, где возможно, корректирующие действи€ в ходе аудита. “акой подход значительно увеличивает веро€тность того, что аудитор сможет дать рекомендации сразу по завершении аудита. ≈стественно, что не все корректирующие действи€ можно выполнить -в ходе проведени€ аудита; эффективное внедрение некоторых из них требует времени. ѕодобное общение сторон в ходе аудита, безусловно, способствует созданию духа сотрудничества.

ƒополнительный плюс предварительного (до заключительного совещани€) информировани€ о вы€вленных несоответстви€х и согласованных корректирующих действи€х состоит в том, что заключительна€ встреча пройдет без излишних проблем и длительных дискуссий.

«аключительное совещание

 ак правило, заключительное совещание проводитс€ в конце аудита, но также оно может состо€тьс€, если обнаруживаетс€ существенное несоответствие. Ќа заключительном совещании присутствуют все те, кто был на вводном собрании, правда это не всегда возможно.

ѕеред заключительным совещанием группа встречаетс€ дл€:

1. ¬ыступлени€ каждого члена группы со своими индивидуальными наблюдени€ми.

2. —овместной оценки и проверки выводов.

3. ќпределени€ последующих действий, как результата всего обнаруженного. ƒругими словами, только ведущий аудитор решает о том, какие рекомендации необходимо представить руководству провер€емой стороны, но при этом аудитору следует ознакомитьс€ с мнением группы. –уководитель группы сообщает руководству провер€емой стороны о прин€тых рекомендаци€х, которые в случае проведени€ аудита второй стороны могут быть следующими:

• решение о возможности заключени€ контракта;

решение включить или исключить организацию из перечн€ одобренных поставщиков,

или, при аудите третьей стороны:

• рекомендации сертификации системы качества организации (начальный аудит);

• рекомендации о продлении срока действи€ сертификации (надзорный аудит).

4. —оставлени€ отчета.

«аключительное совещание проводитс€ под председательством руководител€ группы. Ќа этом совещании руководству провер€емой стороны сообщаютс€ результаты аудита, и определ€етс€ необходимость проведени€ надзорных аудитов. јудиторы должны предоставить всесторонний отчет о результатах аудита, не ограничива€сь перечислением несоответствий. ¬се положительные наблюдени€ стоит отметить.

ѕроведение совещани€ должно включать следующее:

1. Ѕлагодарность провер€емой организации за оказанное содействие в работе.

2.  раткое заключение по объему аудита.

3. –азъ€снение причины, цели аудита и метода, который был использован.

4. ѕодтверждение масштаба сертификации при проведении начального аудита.

5. ѕовторное представление группы аудиторов.

6. «а€вление о том, что аудит проводилс€ на основе выборки, и, соответственно, вы€влены не все несоответстви€.

7. ѕовторное разъ€снение вопросов, св€занных с конфиденциальностью.

8. ѕросьбу о том, что все вопросы и обсуждени€ следует перенести на конец собрани€.

9. —ообщение каждого члена группы по его участку аудита. “олько факты.

10. ѕодведение общих итогов и заключение, которое руководитель группы будет рекомендовать своей собственной фирме. –екомендации следует процитировать.

11. ѕриглашение представителей провер€емого предпри€ти€ прин€ть участие в обсуждении любых специфичных моментов.

12. —огласование сроков окончани€ корректирующих действий.

13. ќбъ€снение, где это применимо, действий по надзору и правил использовани€ логотипа сертифицирующей организации.

14. ѕредоставление всех индивидуальных отчетов о несоответстви€х и итогового отчета. ≈сли это рукописный вариант (иногда это бывает необходимо) - за ним должна незамедлительно последовать печатна€ копи€.

ѕоследней задачей дл€ руководител€ группы €вл€етс€ подготовка отчета дл€ своей организации, содержащего дополнительную информацию, котора€ может оказать помощь при проверке выполнени€ корректирующих действий и дл€ последующих аудитов. Ё“ќ“ ќ“„≈“  ќЌ‘»ƒ≈Ќ÷»јЋ≈Ќ.

ј”ƒ»“

¬ зависимости от того, было ли получено –уководство по качеству от провер€емой организации до начала аудита или нет, один аудитор из группы начнет проводить аудит на адекватность, а другие члены группы приступ€т к аудиту на соответствие.

ѕри проведении аудита члены группы ответственны за:

1. ѕроведение аудита в полном объеме.

2. —оставление отчетов о несоответстви€х только на основе достаточных и точных объективных доказательств.

3. –егул€рное участие в совместных встречах группы.

4. ѕлановое проведение аудита, включа€ использование необходимых ресурсов.

5. »нформирование представител€ провер€емой стороны о всех существенных несоответстви€х и их возможных последстви€х.

ѕ–ќ¬≈– ј ¬џѕќЋЌ≈Ќ»я  ќ––≈ “»–”ёў»’ ƒ≈…—“¬»…

ѕосле истечени€ согласованного срока руководителю группы аудита следует проверить выполнение корректирующих действий, чтобы проконтролировать, что корректирующие действи€ предприн€ты, что они оказались и будут оставатьс€ эффективными в будущем, что они надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. «атем отчет должен быть соответствующим образом подписан.

Ќикакой аудит не может считатьс€ завершенным, если вышеуказанные действи€ не были выполнены с удовлетворительным итогом. ¬ажно во врем€ аудита договоритьс€ по поводу соответствующих корректирующих действий. ¬ равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках дл€ окончани€ этих действий.

ѕо достижению срока завершени€ корректирующих действий аудитор (или назначенное им замен€ющее лицо) должен убедитьс€, что эти действи€ выполнены. ≈сли этого не произошло, он должен вы€снить причину невыполнени€ и прин€ть меры дл€ ускорени€ процесса.  райне важно убедитьс€ в правильности выполненного действи€, чтобы его итоги способствовали повышению эффективности и работоспособности системы в будущем. Ётот момент очень трудно проверить с большой точностью, но, работники, испытавшие на себе результаты этих корректирующих действий, будут точно знать, стала ли их работа легче или наоборот - сложнее в результате этого действи€, а также и то, необходимо ли вообще это действие.

„астью задачи руководител€ группы аудита €вл€етс€ проверка выполнени€ корректирующих действий после истечени€ согласованного срока. ≈сли это по каким-то причинам не сделано, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

ѕока не будет проведена проверка выполнени€ корректирующих действий и их эффективность, вс€ работа по аудиту может представл€ть собой не более, чем пустую трату денег и времени.

«ј Ћё„≈Ќ»≈

’от€ общие принципы проведени€ аудита относ€тс€ ко всем видам аудита, аудит второй и третьей стороны потребует от аудитора демонстрации всех своих качеств в более напр€женной и стрессовой обстановке. ќн €вл€етс€ более официальным, и аудитору следует помнить, что он представл€ет свою организацию и поэтому должен про€вить себ€ профессионально со всех сторон, как своим внешним видом, так и действи€ми.

ќ вашей организации будут судить по качеству вашей работы.





“акже на сайте:
—ертификаци€ ISO 9000
—ертификаци€ по ISO9001:2000

ѕодготовлено при поддержке:

ќ проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посв€щенных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Ќам более 7 лет, и все это врем€ ресурс пополн€етс€ новыми и новыми материалами, почти ежедневно. ≈сли вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

 роме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

ƒобавить в "»збранное"

–екомендуем

Ќаш новый проект:
¬се о качестве менеджмента
»збранные книги

–еклама на сайте



  • www.owohho.com зарегистрировалс€ в социальной сети ¬ онтакте
  • owohho.com


 ак сюда попасть?