Поступай с другими так, как ты хотел бы, чтобы поступили с тобой. (Из записок менеджеров)

Роль, обязанности и уровень подготовки аудитора.

Основополагающий принцип проведения аудита систем качества заключается в том, что выводы, к которым пришел аудитор, должны твердо базироваться на объективных доказательствах. Это правило действует независимо от видов и типов аудитов, будь то аудит системы качества, системы управления окружающей средой, финансовой системы, безопасности труда или иной системы. Аудитор должен работать только с фактами. Основная задача аудитора - предоставить клиенту фактическую информацию о том, в каком объеме выполняются критерии аудита.

Аудит может проводиться как одним аудитором, так и группой аудиторов. В любом случае вся ответственность за проведение аудита возлагается на ведущего аудитора.

 

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АУДИТОРА

Аудитор в группе

При выполнении аудита отвечает за:

1. Выполнение требований аудита и проведение аудита в соответствии с процедурами клиента и согласованным планом выполнения аудита.

2. Проведение аудита в определенной области, не выходя за пределы поставленных задач.

3. Сообщение и пояснение требований аудита. Разъясняет требования аудита проверяемой стороне и помогает в понимании требований стандарта системы качества или иной документации, содержащей указание на критерии аудита.

4. Эффективное планирование и выполнение возложенных обязанностей.

5. Сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия системы качества критериям аудита.

6. Регистрацию данных наблюдений в ходе аудита.

7. Внимание ко всем ситуациям, в которых оценка соответствия требует детального изучения.

8. Устный и письменный отчет о наблюдениях, выполненных в ходе аудита.

9. Проверку эффективности корректирующих действий, выполненных по результатам аудита, по требованию клиента.

10. Сотрудничество с руководителем группы и его поддержку.

11. Сохранение и систематизацию документации, относящейся к аудиту.

12. Сохранение конфиденциальности.

13. Этичное поведение.

Дополнительные обязанности ведущего аудитора (руководителя группы)

Ведущий аудитор несет исключительную ответственность за проведение аудита на всех этапах, а также за выполнение целей аудита. Ведущий аудитор должен руководить аудитом с начала и до завершения, что требует наличия навыков и умений руководителя. Обычно он уполномочен принимать окончательные решения о проведении аудита и классификации полученных наблюдений. Ведущий аудитор также сообщает руководству клиента о принятом решении и рекомендациях после завершения аудита.

С учетом вышесказанного ведущий аудитор дополнительно несет ответственность за:

1. Сбор соответствующей информации, необходимой для проведения аудита.

2. Участие при подборе людей в группу.

3. Подготовку общего плана проведения аудита и распределение заданий между членами группы.

4. Подготовку всей необходимой рабочей документации.

5. Анализ адекватности документации системы качества (аудит адекватности).

6. Представление группы аудиторов руководству проверяемой стороны.

7. Ведение вводного собрания и заключительного совещания.

8. Обеспечение планового проведения аудита, включая, по необходимости, замену аудиторов,.

9. Регулярное проведение совместных встреч группы.

10. Четкий, своевременный и последовательный отчет о результатах проведенного аудита. Обо всех существенных несоответствиях необходимо немедленно информировать проверяемую сторону, и организовать проведение периодических встреч.

11. Предоставление отчета о проведенном аудите.

ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ АУДИТОРЫ

Роль аудитора при проведении проверки системы, можно определить, как попытку оценить следующее:

• Отвечает ли проверяемая система качества определенным требованиям (например, соответствующему стандарту системы качества)?

• Всегда ли выполняется компанией то, что записано в ее Руководстве по качеству? Иными словами, компания не может следовать Руководству по качеству только в тех случаях, когда ей это удобно.

• Способствует ли система выполнению целей? Способствует ли она улучшению работы компании?

По существу, аудитор старается найти объективные доказательства того, что компания отвечает требованиям, указанным в критериях аудита.

Хотя внутренний аудитор и внешний аудиторы выполняют одинаковую работу, ситуации, в которых они работают значительно отличаются.

Внешний аудитор располагает определенными полномочиями и властью. Рекомендации ведущего аудитора имеют важнейшее значение для руководства организации, выполняющей аудит. На их основании принимается решение о включении поставщика в перечень одобренных поставщиков, решение о заключении нового контракта, сертификации и т.д. Все это крайне важно для проверяемой организации. Следует с осторожностью подходить к использованию такой «власти». Аудиторы должны понимать, что столь важные решения принимаются, в основном, с их подачи, поэтому, какими бы ни были эти рекомендации, в их основе должна лежать фактическая информация и объективные доказательства, полученные в ходе аудита.

Внешний аудитор, не являясь частью системы, имеет шанс взглянуть на проверяемую организацию глазами «пришельца из космоса». Это фактор может помочь выявить проблемы, которые не видны сотрудникам организации, поскольку стали привычными. Зачастую трудно увидеть проблему изнутри. В этом отношении внешние аудиторы могут оказать помощь внутренним аудиторам, указывая на незамеченные проблемы, и, таким образом, способствовать совершенствованию системы.

Однако, внутренним аудиторам подобный груз власти не приносит удовлетворения. Степень продвижения их работы зависит от поддержки руководства. В тех организациях, где участие руководства в вопросах качества является недостаточным, эффективность программы внутренних проверок может быть значительно снижена.

С другой стороны, внутренний аудитор, в частности, в небольших организациях может хорошо знать тех, с кем ему приходится проводить собеседования. Это может оказаться полезным для эффективного общения.

Дополнительная роль, которую может взять на себя внутренний аудитор, -это сопровождение внешнего аудитора. Внешнему аудитору необходим сопровождающий для свободной ориентации в организации и знакомства с сотрудниками. В большинстве организаций такая роль отводится внутренним аудиторам. При этом внутренний аудитор, уже имеющий опыт проведения проверок, расширит свои знания о работе системы и иначе оценит ее состояние.

УРОВЕНЬ ПОДГОТОВКИ АУДИТОРА

Работа аудитора - это комплекс знаний и навыков, который одним дается легче, а другим - труднее. Однако, почти каждый может стать аудитором при соответствующей теоретической и практической подготовке.

Как и другие сотрудники, внедряющие системы качества, аудиторы должны иметь определенный уровень образования, специальной подготовки и опыта. Все это оценивается в ходе обычного анализа потребностей в обучении. Организация должна разработать документированные процедуры, в которых определены требования к уровню подготовки аудиторов организации (как ведущих, так и рядовых). При необходимости, аудиторы должны пройти дополнительную подготовку.

Естественно, что почти всем аудиторам необходимы дополнительная подготовка и опыт перед тем, как они приступят к компетентному выполнению своей работы. Проведение аудита требует специальных знаний, в частности: стандартов, на соответствие которым проводится аудит системы; вопросов, подлежащих контролю; законодательства; знания позитивных и негативных сторон руководства в отношении текущего контроля и знания процесса или вида деятельности, задействованных в проверке.

Кроме технических знаний, аудиторы должны обладать рядом личностных качеств, позволяющих эффективно проводить аудит. Аудитор должен уметь слушать собеседника и задавать нужные вопросы. Работа аудитора похожа на работу детектива - тщательный подход и способность обнаружить отличия и проблемы ведут к успеху.

Обычно аудиторы работают в группе, поэтому, если кто-то испытывает сложности в работе, этот «пробел» поможет закрыть другой участник группы. Группа аудиторов обычно состоит из ведущего аудитора и аудиторов и формируется исходя из списка лиц, одобренных руководителем группы. При выборе следует принять во внимание ряд моментов. Первое, и самое главное, квалификация аудиторов должна удовлетворять требованиям процедур проведения аудита, существующих в компании. Во-вторых, аудитор должен быть полностью независим от того участка, на котором он будет работать. Причиной этому является неспособность сохранять объективность при проверке собственного участка работы. Недостаток объективности, сознательно или нет, может вызвать у аудитора снисходительность или, наоборот, излишнюю придирчивость. Кроме того, аудитор может не заметить проблем, поскольку привыкает к ним в процессе работы.

Хотя независимость аудиторов и является, безусловно, важным фактором, другой, не менее серьезный момент - это понимание аудитором сути той деятельности, проверку которой он осуществляет. Аудитор из юридического отдела, например, будет независим в отношении производственного отдела, но он может не совсем хорошо понимать технологию процессов и аналогичные вопросы.

Аудиторы группы не должны быть «привязаны» к одному участку - лучше, если участок деятельности посещают разные аудиторы, что позволяет, таким образом, получить максимум наблюдений.





Также на сайте:
Руководство аудитом
Сертификация ISO 9000

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?