Следует непрестанно производить опыты применения новых идей. Если идея оказывается действительно хорошей или хотя бы открывает новые возможности, следует всячески ее испытать. Но от этих испытаний еще бесконечно далеко до изменений. (Г. Форд)

Отчетность по аудитам

Отчетность включает в себя не только подготовку окончательного отчета о проведении аудита. Отчетность подразумевает весь процесс сообщения результатов аудита. Как уже известно участникам, аудиторы постоянно сообщают о своих наблюдениях, как в письменной форме, так и устно. Они не только предоставляют проверяемой стороне отчеты о выявленных несоответствиях, но и непосредственно сообщают о своих наблюдениях. Для отчета о проведении аудита проводятся Периодические встречи с руководством проверяемой стороны и заключительное совещание. В ходе этих встреч, как в устной форме, так и в письменной, всегда сообщается о результатах проведения аудита.

Аудиторы всегда должны помнить, что от них ожидают всестороннего отчета о проведении аудита, и поэтому, в отчете не следует ограничиваться только перечислением несоответствий. В нем нужно отразить как положительные, так и отрицательные результаты. Не забывайте, что если вы указываете на возможность совершенствования системы качества проверяемой организации в своем отчете, это придает ему дополнительную ценность.

В отношении отчетности не существует каких-то специально установленных правил; процедуры, отражающие процесс предоставления отчетности в разных организациях могут значительно отличаться. Поэтому аудитор, предоставляя письменные и устные отчеты, должен следовать процедурам той организации, в которой проводится аудит.

КАЧЕСТВО ОТЧЕТНОСТИ

Наблюдения, выполненные в ходе аудита, и отчеты являются конфиденциальной информацией, и, следовательно, не подлежат разглашению третьей стороне (за исключением органов по аккредитации). Однако и при этом условии отчетность, как в письменном, так и в устном виде обычно адресована множеству людей в обеих организациях.

Наблюдения, выполненные в ходе аудита, предоставляются в устной форме:

• Непосредственно проверяемым лицам, которые могут представлять различные уровни организации;

• Представителям руководства и различным членам руководства проверяемой организации в ходе периодических встреч;

• Руководству проверяемой организации, включая высшее руководство, на заключительном совещании.

Отчеты в письменной форме адресуются:

• Непосредственно проверяемым лицам;

• Руководству проверяемой организации;

• Внутренним аудиторам проверяемой организации;

• Руководству организации, выполняющей аудит;

• Аудиторам, участвующим в дальнейших проверках в данной организации;

• Аудиторам органов по аккредитации (при проведении аккредитованной сертификации).

Всем этим людям нужна фактическая информация о результатах аудита. Эффективный отчет о проведении аудита, как устный, так и письменный должен отвечать ряду условий. Такие условия можно разделить на две группы, касающиеся содержания и формы:

ФОРМА

• Информативность

• Фактическая основа

• Полнота

• Точность

СОДЕРЖАНИЕ

•    Краткость

•    Четкость, разборчивость

•    «Прозрачность»

•    Ясность и удобопонятность

 

На основании отчетов о проведении аудита руководство принимает важные решения. Руководство проверяемой организации должно будет решить, удовлетворительно ли действует имеющаяся система качества или же она требует каких-то изменений. При аудитах второй и третьей стороны, руководство организации, выполняющей аудит, на основании отчета и рекомендаций руководителя группы выносит решение о заключении контракта, одобрении поставщика или сертификации системы. Для того, чтобы руководство могло принять эффективное решение, отчеты о проведении аудита должны быть:

Информативными

Отчеты должны четко сообщать заинтересованным сотрудникам на разных уровнях о результатах проверки, а также содержать информацию о том, насколько полным является соответствие критериям аудита.

Основываться на фактах

Исключительно важно, чтобы отчет аудитора основывался на фактической информации и объективных доказательствах. Только факты, а не мнение аудитора, могут служить основанием для принятия решений.

Полными

В отчете следует отразить все результаты проверки для того, чтобы руководство располагало полной информацией, необходимой для принятия решений. Имеются в виду как положительные, так и негативные результаты.

Точными

Отчет о наблюдениях, выполненных в ходе аудита должен быть точным и четким.

ФОРМА

От формальной стороны отчета зависит, насколько хорошо проверяемая сторона поймет его содержание. Не будем сейчас говорить о форме составления отчета, которая, как правило, определена в процедурах проверяемой организации. Однако, ряд характеристик имеет непреходящую важность:

Краткость

Отчеты должны быть максимально краткими, но в то же время, исчерпывающими. При чтении или слушании длинных отчетов трудно сохранить концентрацию внимания.

Четкость и разборчивость

Если отчет предоставляется в рукописном виде, убедитесь, что он легко читаем. При неразборчивом почерке лучше писать печатными буквами.

Представляя отчет в печатной форме, выберите оптимальный размер шрифта. Шрифт, размером меньше 11 воспринимается с трудом. Обратите внимание на расстояние между строк. Один интервал между строками затрудняет чтение; предпочтительнее использовать интервал 1.25 или 1.5.

При устном отчете произносите слова полностью и отчетливо. Не «проглатывайте» окончания. Выдерживайте достаточную паузу между словами, чтобы они не сливались в речи. Пауза должна быть чуть продолжительнее между предложениями и более заметной между параграфами и при переходе к следующей теме.

«Прозрачность»

Очень важна форма предоставления отчета; текст нужно разделить на параграфы или разделы. Единый стиль отчетности можно сохранить, если соблюдать единый стиль оформления документации.

Ясность и удобопонятность

Чтобы сделать отчет понятным, нужно четко выражать излагаемые в нем мысли. Если читатель или слушатель поймет что-то иным образом, он может принять неверное решение.

Использование длинных, устаревших и редких слов или длинных предложений затрудняет понимание. Существует множество способов, как оценить удобочитаемость текста. Один из самых простых - это, так называемый «индекс ясности».

Этот метод заключается в следующем:

1. Возьмите произвольный отрывок текста объемом около 200 слов. Отрывок должен начинаться с полного предложения и заканчиваться таким же образом. Не учитывайте заголовки. Подсчитайте количество слов в выбранном отрывке.

2. Подсчитайте количество основных знаков пунктуации (точек, вопросительных и восклицательных знаков).

3. Разделите количество слов на количество основных знаков пунктуации. Вы получите среднее количество слов в предложении. Запишите это число.

4. Подсчитайте количество слов, состоящих из трех и более слогов (длинных слов). Не учитывайте имена собственные и слова, которые добавляют один слог при помощи приставок, суффиксов или окончаний: бесполезный, назначенный и т.п.

5. Вычислите процент длинных слов в тексте. Запишите полученный результат.

6. Для получения «индекса ясности», сложите показатель среднего количества слов в предложении и процент длинных слов в тексте.

Если полученный результат превышает цифру 40, то текст может оказаться сложным для восприятия и понимания. Если результат меньше 20, то текст, скорее всего, состоит из слишком отрывистых предложений.

В процессе обычного разговора люди подсознательно придерживаются показателя 30; средний показатель газетных статей в ежедневных выпусках также около 30.

Существуют ограничения в отношении использования этого показателя. Начнем с того, что он применим лишь к английскому языку и может быть не столь эффективным в отношении других языков. Однако, он позволяет быстро и просто оценить ясность текста на английском языке.

Другой простой и практичный способ проверки ясности изложенного в отчете состоит в том, чтобы обратиться к лицу, не имеющему отношения к конкретной деятельности, с просьбой изучить отчет и затем рассказать вам его основное содержание.

Обычно ежедневно в ходе проведения аудита мы просим проверяемых прочитывать и подтверждать составленные нами отчеты о несоответствиях. Одна из целей при этом - убедиться, что отчет составлен понятно. Если проверяемый не сможет в нем разобраться, то и никто другой его не сможет понять такой отчет!

Советы относительно стиля изложения

Как уже говорилось выше, способность изложить текст документа так, чтобы он в результате был точным, четким и ясным, является не менее важным, чем содержание документа. Поэтому используйте простые и однозначные слова, избегая употребления предложений в страдательном залоге и устаревших понятий. Эффективное изложение должно быть четким, кратким и конкретным. Если читающий отчет что-то не понимает, он может принять неверно решение.

Пунктуация играет важную роль в изложении и влияет на восприятие текста. Длинные предложения воспринимаются с трудом и часто сбивают читателя с мысли. Предложения и параграфы должны быть максимально короткими. Как правило, рекомендуется излагать одну инструкцию в одном предложении и одну тему в одном параграфе.

Точное употребление слов очень важно. Используйте слова или предложения, имеющие конкретное значение, избегайте слов и предложений, смысл которых можно истолковать по-разному.

Существует устойчивая тенденция использовать аббревиатуры, инициалы и акронимы. Их легко неверно понять или перепутать. По возможности, избегайте их частого употребления в тексте. Если возникает необходимость использования аббревиатур, инициалов и акронимов, четко определите их в предисловии. Употребляйте аббревиатуры и акронимы только в тех случаях, когда они всем известны.

СВОЕВРЕМЕННОСТЬ

Старайтесь не откладывать составление отчетности на «потом» - по возможности, делайте всю отчетность в ходе аудита. Часто возникает желание заняться отчетом, когда будет больше свободного времени, но свободного времени может не оказаться, в результате чего вы задержите отчет, чем значительно снизите его эффективность и точность. Насколько бы точными ни были ваши записи, они не могут заменить своевременного отчета о ситуации - отчет,' составленный по памяти, будет менее эффективен. При выявлении несоответствий в ходе аудита их следует немедленно зафиксировать и согласовать с сотрудниками, вовлеченными в соответствующий процесс. Разумеется, лучше сразу же составить отчет и предоставить его до проведения заключительного совещания. Составление отчета можно перенести на более поздний срок только в случае крайней необходимости. Приучите себя к своевременному составлению отчетов, и вы заметите, что адекватность аудита и быстрота выполнения корректирующих действий значительно возрастут.

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ

Официальный итоговый отчет является, безусловно, существенной составляющей аудита. В разных компаниях приняты разные системы отчетности - от простого комплекта отчетов о несоответствиях до всестороннего фактического отчета о проведенном аудите; при этом такой отчет может содержать описание выявленных несоответствий или же отчеты о несоответствиях прилагаются к такому отчету.

В отчете о проведенном аудите должна содержаться следующая информация:

• масштаб и цели аудита;

• подробные план проведения аудита, информация об аудиторах и представителе проверяемой стороны, даты проведения аудита;

• критерии аудита (стандарт системы качества, руководство по качеству проверяемой стороны, условия контракта, программа качества, и т.п.)

• мнение группы аудиторов о соответствии системы качества критериям аудита;

• выявленные несоответствия;

    возможности системы достичь поставленных целей;

•    список рассылки.

Итоговый отчет может включать:

•    общий отчет;

•    заполненные контрольные листы;

•    заметки аудитора;

•    отчеты о несоответствиях;

•    матричный анализ.





Также на сайте:
Роль внутреннего аудита в системе управления экономическим субъектом
Роль, обязанности и уровень подготовки аудитора.

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?