ПРИНЦИП ЕДИНОНАЧАЛИЯ: "Тело с двумя головами - чудовище". (А. Файоль)

Аудиторская проверка аудитора

 

Переход на новые технические условия ИСО/ТУ 16949:2002 «Системы менеджмента качества. Особые требования по применению ИСО 9001:2000 в автомобильной промышленности и организациях, производящих соответствующие запасные части» заставляет производителей оценивать тех, кто их оценивает.

Изучением и толкованием стандартов занято множество специалистов. И все они с появлением нового стандарта, внимательно изучив его, начинают претворять его положения в конкретные действия.

Вслед за руководящими указаниями и перечнями ссылочных документов, содержащимися в опубликованном стандарте, появляется массив конкретных данных, подтверждающих соответствие этому документу. Это те данные, которые, аудиторы ожидают увидеть при проведении аудита.

Когда ИСО/ТУ 16949:2002 был опубликован, аккредитующие органы обязали аудиторские компании, органы по сертификации/регистрации проверять, соответствует ли стандарту ряд требований, в частности, требование к обучению аудиторов с последующей сдачей экзамена.

В прошлом процессы, с которыми аудитор должен был быть знаком, и квалификация, которой он должен был обладать, чтобы представлять орган по сертификации/регистрации при проведении аудита на соответствие стандарту QS-9000, а сейчас ИСО/ ТУ 16949:2002, были четко определены по форме, содержанию и внутренним требованиям. Тот факт, что 30% экзаменующихся аудиторов не сдавало экзамен, был нормой. Существует много причин, по которым в автомобильной промышленности этот процент был выше, чем среди аудиторов, сдавших экзамен на проведение аудита на соответствие стандарту ИСО 9001:2000. Часто в качестве одной из таких причин указывалось, что в автомобильной промышленности стандарты носят более ярко выраженный технический характер. Кандидаты, не имеющие опыта работы в этой отрасли промышленности и обслуживания и не знакомые с проектированием и инженерными разработками, могут испытывать трудности при сдаче аудиторского экзамена.

 

ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ТЕМ. КТО ПРОВОДИТ, И У КОГО ПРОВОДЯТ АУДИТ

Компетентный аудитор должен уметь оценить соответствие системы изготовителя стандарту по ее внутренним показателям, даже если при этом ему придется приложить много труда. Аудитор должен быть знаком с принципами проектирования, производства и обслуживания настолько, чтобы быть способным оценить выбранный изготовителем подход к обеспечению соответствия стандарту. Это особенно важно, поскольку в основе ИСО/ТУ 16949 лежит ориентация на процессы. «Все пути ведут в Рим», и аудитор должен суметь выбрать дорогу.

Аудиторы, которые должны пройти обучение и сдать экзамен, получают проверочный лист, используемый при проведении оценки в организации. В нем содержатся примеры того, на что следует обратить внимание, и описываются общие подходы к определению соответствия. Примеры не следует воспринимать буквально, они служат лишь иллюстрацией, показывающей, на основе каких данных можно сделать заключение о соответствии.

Со временем наряду со сведениями проверочного листа органы по сертификации накапливают общепринятые толкования и свидетельства, на основе которых делаются заключения о соответствии. Эти данные можно сравнить с прецедентным правом, которым пользуются юристы и судьи для вынесения решения по рассматриваемому делу. В эти общепринятые толкования включают проверочные листы и записи по обучению. ИСО/ТУ 16949 не содержит каких-либо форм проверочных листов и ведения записей или описанных во всех подробностях требований. Существует документация сотен компаний, подтверждающая общепринятые подходы к вынесению суждения о соответствии. Некоторые лица в проверяемой организации будут утверждать, что форма непригодна или составлена не подобающим образом, если в ней нет конкретных вопросов. Если исходить из требований стандарта, то право выбора формы проверочных листов предоставляется изготовителю или аудитору. Случается, что изготовители подстраивают систему под ожидания аудитора, не думая о том, как лучше удовлетворить нужды потребителя и бизнеса. Менеджеры разрабатывают проверочные листы, пишут отчеты и ведут записи, которые совершенно не нужны с точки зрения продуктивности их работы. Все это делается с единственной целью - предъявить аудитору при очередном посещении. Люди с твердым характером, способные довести до слез покупателя, когда дело доходит до сертификации, сдаются и не спорят с аудитором.

 

ЧТО ДЕЛАТЬ ДО АУДИТА

Подготовка аудиторов служит темой обсуждения для многих опытных аудиторов в области качества, особенно работающих с конца 80-х годов, когда началось использование стандарта ИСО 9001:1987.

После опубликования нового стандарта одной из основных проблем для аудитора стал фактор времени на проведение проверки, которое теперь ограничено. При этом аудиторам приходится тратить массу времени, пытаясь установить факт выполнения требований и осмыслить подход изготовителя, свидетельствующий о соответствии стандарту.

Поскольку автомобильная промышленность переживает переход от QS-9000 на ИСО/ТУ 16949, аудитору приходится иметь дело с новым видом проверочного листа и поэтому много работать, так как новый документ требует тщательного изучения.

При работе по новым техническим условиям аудиторы часто изводят горы бумаги для записи всевозможных мелких наблюдений, скорее чтобы понять основную идею стандарта, а не собрать необходимые конкретные данные.

Изготовители нередко требуют от аудиторов, чтобы они скрупулезно отражали в отчетах, насколько правильно были поняты и выполнены новые требования. Компании, которые жаловались на придирчивость аудитора во время предварительной оценки системы, после прохождения регистрации при переходе на новый стандарт нередко приглашали того же эксперта.

 

ЧТО ДЕЛАТЬ С ДАННЫМИ АУДИТА

Если изготовитель считает, что аудитор ошибся и система отвечает требованиям стандарта, компания вынуждена подать апелляцию. Чтобы избежать этого, изготовитель должен:

- проверять данные, полученные в ходе аудита, в конце каждого рабочего дня. Не следует ждать окончательного заключения;

- убедиться, что производитель и аудитор правильно понимают друг друга. Недопонимание может повлиять на результаты;

- потребовать, чтобы аудитор повторно рассмотрел раздел стандарта, вызвавший разногласие с точки зрения языка изложения.

Для многих изготовителей является проблемой лежащий в основе и ИСО 9001:2000, и ИСО/ТУ 16949:2002 принцип ориентации на процессы: у них нет ясности, какие процессы и как нужно документировать. Возникает вопрос, что именно потребуется при аудиторской проверке, поскольку она существенно отличается от прежней, более знакомой проверки, не требующей знания процессов.

Проблемой также являются содержащиеся в стандарте требования относительно удовлетворенности потребителей и использования ресурсов. Идентификации и описанию должны быть подвергнуты все процессы, которые влияют на качество и удовлетворенность потребителя. И лишь затем на основе выявленных процессов изготовитель может определять программу аудиторской проверки.

Многие изготовители склонны считать, что опрос потребителей - лучший способ измерения их удовлетворенности. При среднем уровне ответа в 6% нельзя получить достоверные данные о влиянии того или иного процесса на продукцию. Анализ данных гарантийного и послепродажного обслуживания и сведений о возврате готовых изделий дает более надежные показатели удовлетворенности потребителя и важности отдельных процессов.

Принятый в ИСО/ТУ 16949:2002 подход дает изготовителям возможность уменьшить объем документации и создать систему менеджмента качества, которая учитывала бы все, что необходимо для успешного ведения бизнеса. Что касается документации, многие изготовители считают, что при переходе с QS-9000 на ИСО/ТУ 16949 использование старых документов очень проблематично. Так, когда были приняты стандарт ИСО 9001:1994 и третья версия стандарта QS-9000, многие пытались перефразировать существующие документы в целях соответствия. Но из этого ничего не получилось.

Изготовители не должны жалеть времени на изучение руководящих документов, что крайне важно при переходе с одного стандарта на другой. Следует избавиться от того, что уже не нужно, усилить положения, которые того заслуживают, разработать документацию, которая отражала бы все наиболее существенное.

 

КАКИМ ДОЛЖЕН БЫТЬ АУДИТОР

Опыт работы и профессиональные навыки аудиторов отличаются разнообразием, и изготовители должны отдавать себе в этом отчет при выборе аудитора и органа по сертификации. Последние, как и все, испытывают конкуренцию, и в борьбе за клиента стараются не допустить ухода от них наиболее квалифицированных специалистов. В конце 80-х годов было менее 20 органов по сертификации/регистрации, у которых был надежный костяк специалистов, прошедших обучение и имеющих опыт практической работы в качестве аудиторов. Сегодня существует гораздо больше конкурирующих друг с другом органов, стремящихся привлечь квалифицированных аудиторов, которых стало меньше. Поэтому при выборе аудитора изготовитель должен запросить и изучить его анкетные данные. То же самое касается приглашения консультанта. Опытные бизнесмены, чтобы определить компетентность специалистов, всегда запрашивают анкетные данные и рекомендации, заранее требуют представить в письменном виде предложения относительно области, объема и сроков выполнения работ. Таких же принципов следует придерживаться при актуализации системы менеджмента качества.

Сомнения, возникающие до, во время и после визита аудитора следует обсуждать с представителями органа по сертификации. Нужно отстаивать соответствие своей системы стандарту, и, если уместно, оспаривать данные, полученные в ходе аудита.

Когда переход на ИСО/ТУ 16949 станет обязательным, изготовителям придется столкнуться со многими проблемами. С этого времени предстоит обсуждать с органом по сертификации стратегию перехода на новый стандарт. Чтобы первый визит эксперта, который будет проводить оценку, прошел с наименьшими издержками, нужно постараться понять, что и в каком виде он хочет увидеть.

 

Опубликовано в ИСО 9000+14000





Также на сайте:
Внутренний аудит. Зачем?
Ю. Адлер

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?