Беспроигрышный фокус бизнеса - создать потребителя, одержимого манией величия от приобретения.

Особенности проведения аудита "второй стороны" в системе управления качеством на основе стандарта ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001) в строительных организациях



  М.С.Подольский
  Генеральный директор Консультационного центра "ЦНИО-проект", канд. экон. наук, Главный аудитор TÜV CERT, аудитор BVQI, DNV, эксперт по системе качества Мосстройсертификации

В предыдущей статье на эту тему мы обсуждали значение аудитов "второй стороны" для совершенствования деятельности строительных организаций. Сейчас мы рассмотрим морально-этическую сторону этой деятельности и механизм практической реализации.

Морально-этический аспект, как ни странно, при рыночных отношениях значительно важнее для репутации любой организации, чем это было при планово-административной системе. Репутация организации на рынке, как известно, оценивается той же суммой, которая складывается из цен всех договоров в "портфеле заказов" этой организации. Строго говоря, наоборот, а именно объем "портфеля заказов" равен цене репутации организации. Это в полной мере относится к репутации заказчиков по строительству и к тем организациям, которые от имени заказчика по строительству проводят аудиты "второй стороны".

Рассмотрим два процесса, которые с процедурной стороны очень похожи, чего нельзя сказать о морально-психологической стороне вопроса. Первый процесс – сертификации системы менеджмента качества на основе стандарта ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001); второй – проведение аудита "второй стороны".

В первом случае организация САМОСТОЯТЕЛЬНО и ДОБРОВОЛЬНО принимает решение о проведении у нее сертификационного аудита, САМОСТОЯТЕЛЬНО и ДОБРОВОЛЬНО выбирает и приглашает орган по сертификации, из СВОИХ СРЕДСТВ оплачивает работу органа по сертификации, т.е. организация является ЗАКАЗЧИКОМ работы, а орган по сертификации – ПОДРЯДЧИКОМ со всеми вытекающими последствиями, главное из которых подрядчик несет ответственность перед заказчиком.

Во втором случае решение о проведении аудита "второй стороны" принимает ЗАКАЗЧИК (ГЕНПОДРЯДЧИК), поэтому ресурсы для проведения этой работы должен выделять также ЗАКАЗЧИК2.

Если же эти две ситуации смешиваются, а еще хуже, меняются местами, то получается достаточно неприличная схема, реализация которой в развитии может выглядеть так: проверка счетной палаты финансируется проверяемой организацией, проверка налоговой инспекции оплачивается организацией, профилактические мероприятия (проверки), проводимые санитарной инспекцией, пожарной инспекцией, правоохранительными органами финансируются конкретными хозяйствующими субъектами.

Особенно это тревожно, когда заказчик является на рынке фактическим монополистом. Нам представляется, что профессиональная общественность должна с определенной брезгливостью относиться к подобному "выкручиванию рук" со стороны таких заказчиков3. В интересной статье М.З. Свиткина (ММК, 2, 2006) автор замечает, что "Не всегда достаточно нравственное ведение бизнеса вызывает необходимость формирования обществом требований к социальной ответственности бизнес - организации". Мы вполне согласны с этим утверждением.

Проведение аудита "второй стороны" должно быть открытым и прозрачным действием: должно быть получено согласие проверяемой организации, она должна быть заблаговременно предупреждена о дате аудита, получить и согласовать программу проведения аудита "второй стороны" и состав команды аудиторов. Критерием аудита являются требования заказчика к организации и управлению деятельности подрядчика. Эти требования могут совпадать с отдельными требованиями ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001), однако только в той части, когда они входят в круг интересов самого заказчика. Если, например, аудит "второй стороны" проводится в проектной организации, то объектами проверки могут быть выполнение требований пунктов 4.2.3, 4.2.4, 5.4, 5.5.1, 5.6, 6.2.2, 6.3 (в части компьютерной техники), 7.2, 7.3, 7.4 ( в части выбора субпроектировщиков), 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.5.2 EN ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001). Однако, в большинстве случае нет необходимости ссылаться на конкретные пункты стандарта. Лучше требования заказчика сообщать в текстовом формате. Приведем пример рекомендуемой программы проведения аудита "второй стороны" в проектной организации.

Согласовано:
Генеральный директор
ХХХ
Ф.И.О.
"___" ___________ 2006
Утверждаю:
Генеральный директор
ОАО "ХХ"
Ф.И.О.
"___" ___________ 2006

ПРОГРАММА
проверки системы качества, действующей в
ХХХ (аудит "второй стороны")

_____________________________
наименование организации-заявителя

1 ЦЕЛЬ И ОБЛАСТЬ ПРОВЕРКИ
Проверка системы качества                                                XXX                                                
                                                                        наименование организации-заявителя

на соответствие    требованиям, приведенным ниже для проверяемых подразделений       
                                                      наименование нормативных документов
2 ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ: "___"__________ 2006 года

3 СОСТАВ КОМИССИИ: г-н Ф.И.О. (главный аудитор), г-н Ф.И.О., г-н Ф.И.О. (аудиторы)

4 ОБЪЕКТЫ ПРОВЕРКИ
4.1 Представитель проверяемой организации: г-н Ф.И.О.
4.2. Программа проверки

Предмет аудита "второй стороны" – внутренние проверки существующей системы менеджмента качества, управление документацией, которая регламентирует существующую систему менеджмента качеством (Стандарты предприятия, положения о подразделениях, должностные инструкции, регламенты деятельности и т.п.)
Время4 Проверяемые подразделения ХХХ
1 2
"___"__________2006, понедельник
9.00-9.15 Решение организационных вопросов
9.15-9.40 Вступительное совещание. Присутствуют руководители института и руководители подразделений, которые имеют отношение к вопросам, рассматриваемым в процессе проведения аудита "второй стороны" и включенные в настоящую программу.
9.40-13.00 Сквозной аудит по процессу проектирования 5 Предмет аудита "второй стороны" – анализ договора подряда, в том числе требований заказчика, механизм выбора субпроектировщиков, планирование проектных работ, контроль, проверка, анализ и валидация проектных решений и записи, которые подтверждаю выполнение указанных действий, распределение ответственности за качество проектных решений, внесение изменений в проектную документацию.
13.00-14.00 Перерыв на обед
14.00-15.00 Продолжение сквозного аудита по процессу проектирования
15.00-15.30 Главный инженер института. Предмет аудита "второй стороны" – работа с замечаниями экспертных органов, заказчика и генерального подрядчика по строительству, механизм выявления причин ошибок и мероприятия по устранению указанных причин. Управление нормативно-технической документацией, используемой при проектировании, а также записями.
15.30-16.00 Служба качества6.
16.00 Заключительное совещание. Присутствуют руководители института и руководители подразделений, которые имеют отношение к вопросам, рассматриваемым в процессе проведения аудита "второй стороны" и включенные в настоящую программу.
16.30 Окончание аудита "второй стороны"

5 ТРЕБОВАНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Комиссия (п. 3 настоящей программы) обязуется не разглашать сведения, полученные в
                                               XXX                                                
наименование организации-заявителя

в ходе проверки системы менеджмента качества (аудит "второй стороны"), и не передавать материалы проверки в какие-либо организации или каким-либо лицам.

6 РАССЫЛКА ОТЧЕТА:

ХХХ
ОАО "ХХ"                                                                                                                                               

Главный аудитор,
Ф.И.О.

Результатом аудита "второй стороны" является отчет группы аудиторов, который рассматривается руководством заказчика по строительству для принятия решения о целесообразности привлечения строительной организации к выполнению проектных (строительно-монтажных, работ по поставке оборудования и т.п.) работ. Приведем пример отчета по аудиту "второй стороны" проектной организации, которая на момент проведения аудита "второй стороны" имела сертификат соответствия, выданный одним из органов по сертификации систем менеджмента качества на основе стандарта EN ISO 9001:2000.

Отчет
о результатах аудита "второй стороны" на соответствие
отдельным требованиям EN ISO 9001:2000
системы менеджмента качества, действующей в
ОАО "ХХХ"

Заказчик: ОАО "ХХ"
Сроки выполнения: "___"_________2006
Стандарт: EN ISO 9001:2000
Главный аудитор:
Аудиторы:
г-н Ф.И.О.
г-н Ф.И.О., г-н Ф.И.О.
Утверждаю:
Генеральный директор
ОАО "ХХ"
г-н Ф.И.О.
"___"________2006
Рассылка отчета:
Генеральному директору ОАО "ХХХ" – 1 экз.
Генеральному директору ОАО "ХХ" – 1 экз.
Для связи:
г-н Ф.И.О., тел:

1. ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ

Проверку отдельных требований EN ISO 9001:2000 системы качества ОАО "ХХХ" проводили эксперты г-н Ф.И.О. (Главный аудитор), г-н Ф.И.О., г-н Ф.И.О. (Аудиторы) "___"________2006 года.

Работа проводилась в соответствии с согласованной и утвержденной программой.

Рассмотрение документов и деятельности в подразделениях ОАО "ХХ" проводилось на соответствие требованиям, изложенным в программе аудита.

2. ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

QMS — система менеджмента качества.

3. РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА "ВТОРОЙ СТОРОНЫ" ДЕЙСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА

Результаты аудита "второй стороны" изложены в двух частях настоящего отчета. Первая часть отчета – "Позиция ОАО "ХХ" при принятии решения и проведении аудита "второй стороны" является открытой и может быть использована ОАО "ХХ" и ОАО "ХXХ" при обсуждении указанных вопросов с третьими лицами. Вторая часть отчета – "Несоответствия в QMS ОАО "ХХХ" и рекомендации" является конфиденциальной.

Проверка QMS ОАО "ХХХ" носила выборочный характер, это означает, что не все несоответствия могли быть обнаружены. В то же время, это заявление не означает, что проверка проводилась не полностью. В ходе обследования изучалось выполнение всех заявленных требований стандарта EN ISO 9001:2000.

ЧАСТЬ 1. ПОЗИЦИЯ ОАО "ХХ" ПРИ ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЯ И
ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА "ВТОРОЙ СТОРОНЫ"

1. Решение ОАО "ХХ" о проведении аудита "второй стороны" в ОАО "ХХХ" было принято в рамках работы по оценке и выбору подрядных проектных организаций, которая постоянно выполняется службой качества ОАО "ХХ" по требованию 7.4.1 EN ISO 9001:2000.

2. Список проектных организаций, в которых ОАО "ХХ" планирует проведение аудитов "второй стороны" содержит более 30 наименований, из них только 5 имеют в настоящее время сертификат на систему качества, соответствующую требованиям EN ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001).

3. Результаты аудита "второй стороны" будут использованы ОАО "ХХ":

а) при выработке рекомендаций для аудитируемой проектной организации по улучшению ее деятельности в тех аспектах, которые представляю интерес для заказчика проектно-сметной документации;

б) при переоценке рейтинга проектной организации, проводимой ежегодно на основании 7.4.1 EN ISO 9001:2000;

в) при принятии решения о целесообразности заключения договора подряда с указанной проектной организацией на выполнение проектных работ.

4. ОАО "ХХ" рассматривает аудит "второй стороны", как:

а) возможность внести определенный вклад в процесс улучшения результативности QMS ОАО "ХХХ";

б) способ реального сопоставления возможностей гарантировать качество проектно-сметной документации и выполнять требования заказчика конкурирующих на строительном рынке проектных организаций;

в) информацию для определения типа и объема управления подрядной проектной организации со стороны заказчика (7.4.1 EN ISO 9001:2000);

г) возможность повышения квалификации своих внутренних аудиторов, а также квалификации персонала ОАО "ХХХ" по вопросам QMS.

5. ОАО "ХХ" надеется на то, что:

а) соответствующие подразделения ОАО "ХХХ" достаточно оперативно предпримут действия по устранению выявленных в процессе аудита "второй стороны" несоответствий, а также разработают и реализуют необходимые корректирующие мероприятия;

б) будут получены доказательства проведения указанной работы.

6. ОАО "ХХ" не рассматривает проведение аудита "второй стороны", как ревизию, проверку или контроль деятельности ОАО "ХХХ". Указанное мероприятие – это одна из форм деловых взаимоотношений заказчика и подрядчика, предусмотренная 3.1 ISO 19011:2002, с целью получения информации и поддержания уверенности в способности проектной организаций выпускать проектно-сметную документацию, отвечающую требованиям ОАО "ХХ".

Конфиденциально

ЧАСТЬ 2. НЕСООТВЕТСТВИЯ В QMS ОАО "ХХХ" И РЕКОМЕНДАЦИИ

Сквозной аудит "второй стороны" по процессу проектирования проводился в Архитектурно-строительном отделе №2 ОАО "ХХХ". Объектом аудита "второй стороны" был "Проект застройки Восточного Пегунино, микрорайон 10-а". Главный инженер проекта – г-жа Петровская Валерия Николаевна, Главный архитектор проекта – г-жа Мишкина Тамара Павловна. Начало проектирования 01.11.2004 года, окончание – 30.06.2005 года.

Основные несоответствия и рекомендации по улучшению:

  1. Не распределена ответственность и не выполняются требования 7.2.1 "д" EN ISO 9001:2000.

    Рекомендации: целесообразно провести повышение квалификации Руководства института, ГИПов, ГАПов и Руководителей производственных подразделений по данному вопросу; внести изменения в описание процесса проектирования; уточнить должностные инструкции ГИПов и ГАПов; провести дополнительные внутренние аудиты по данному вопросу в производственных подразделениях.

  2. Не планируются проведения анализа, проверки и валидации проектов, что не соответствует требованиям 7.3.4, 7.3.5, 7.3.6 EN ISO 9001:2000. Необходимость проведения валидации проекта не осознается персоналом.

    Рекомендации: целесообразно провести повышение квалификации Руководства института, ГИПов, ГАПов и Руководителей производственных подразделений на эту тему; внести изменения в описание процесса проектирования; провести дополнительные внутренние аудиты по данному вопросу.

  3. Не проводятся корректирующие мероприятия по замечаниям экспертных органов и заказчиков по качеству проектной документации, что не соответствует требованиям 8.5.2 EN ISO 9001:2000.

    Рекомендации: целесообразно провести повышение квалификации Руководства института, ГИПов, ГАПов и Руководителей производственных подразделений на эту тему; провести дополнительные внутренние аудиты по данному вопросу.

  4. На рабочих местах проектировщиков имеются неучтенные, незарегистрированные и отмененные нормативно-технические документы, что не соответствует требования 4.2.3 EN ISO 9001:2000.

    Рекомендации: провести инвентаризацию ВСЕХ нормативно-технических документов (НТД), применяемых при проектировании объектов; актуализировать перечни НТД, применяемых в конкретных производственных подразделениях; идентифицировать отмененные НТД, оставленные для справочных целей; внести дополнения в документированную процедуру по управлению НТД на электронных носителях; провести дополнительные внутренние аудиты по данному вопросу в производственных подразделениях.

  5. Процесс выбора субподрядных проектных организаций не находится под управлением, в том числе не определяются тип и объем управления поставщиками, что не соответствует требованиям 7.4.1 EN ISO 9001:2000.

    Рекомендации: конкретизировать регламентацию по выполнению требований 7.4.1 EN ISO 9001:2000 в документированной процедуре; уточнить состав критериев и методов оценки субподрядных проектных организаций при включении их в список одобренных поставщиков; провести указанную работу и переутвердить список одобренных поставщиков; провести дополнительные внутренние аудиты по данному вопросу.

  6. Не проводится анализ данных, касающихся удовлетворенности заказчиков результатами работы института, что не соответствует 8.4."а" EN ISO 9001:2000.

    Рекомендации: конкретизировать документированную процедуру по данному вопросу; распределить ответственность и установить периодичность проведения указанного анализа данных; провести дополнительные внутренние аудиты по данному вопросу.

  7. Не четко распределены ответственность и полномочия в должностных инструкциях персонала за качество проектных решений, что не соответствует 5.1.1 EN ISO 9001:2000.

    Рекомендации: целесообразно провести повышение квалификации Руководства института, ГИПов, ГАПов и Руководителей производственных подразделений на эту тему; внести изменения в должностные инструкции проектировщиков; разработать и утвердить регламент подписей на проектной документации, с четким распределением ответственности за принятие и проверку проектных решений.

  8. Процесс выработки и реализации предупреждающих мероприятия в институте не функционирует, что не соответствует 8.5.3 EN ISO 9001:2000.

    Рекомендации: целесообразно провести повышение квалификации Руководства института, ГИПов, ГАПов и Руководителей производственных подразделений на эту тему; конкретизировать соответствующую документированную процедуру; провести дополнительные внутренние аудиты по данному вопросу.

    Как уже понял читатель, приведенный пример отчета был составлен по результатам аудита "второй стороны" в конкретной проектной организации, имеющей сертификат соответствия, выданный одной из зарубежных сертификационных организаций. Есть над чем задуматься и органам по сертификации систем менеджмента качества на основе стандарта ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001) и некоторым строительным организациям, которые, давайте называть вещи своими именами, просто бездумно купили (без всяких кавычек) сертификат. И те и другие не решают, а усугубляют имеющиеся в строительстве проблемы с качеством продукции (услуг).

    В следующем материале мы покажем, какие действия предпринимают строительные организации после проведения аудитов "второй стороны".

    _____________________________

    1 Напомним, что к строительным организациям относятся проектно-изыскательские, строительно-монтажные, предприятия стройиндустрии и строительных материалов, предприятия заказчики по строительству.

    2 Например, для проведения аудитов "второй стороны" ОАО "Москапстрой" (один из крупнейших московских заказчиков по строительству) выделяет своих специалистов, а также заключает договора с привлекаемыми консультантами, которые входят в "команду" аудиторов.

    3 Например, относительно молодая система "Транссерт", руководствуясь собственным экзотическим трехуровневым регламентом проверок, осуществляет, по существу, аудиты "второй стороны" от имени конкретного заказчика, в тех строительных организациях, которые работают с этим уважаемым заказчиком, и этот заказчик должен сам оценивать, переоценивать и выбирать субподрядчиков. Тогда почему все проверки оплачиваются самими строительными организациями в суммах, сопоставимых с расценками ведущих международных органов по сертификации систем менеджмента качества? В системе "Транссерт" практически каждый рабочий день заседает экспертная комиссия, которая штампует и продлевает, как минимум три (?) свидетельства, подтверждающие проведение сертификационных аудитов, а в некоторые периоды (22.04-16.05.2005) даже по пять (??).

    4 По ходу аудита "второй стороны" в программе возможны изменения по инициативе, как аудиторов, так и аудитируемой организации.

    5 Для проведения сквозного аудита по процессу проектирования ХХХ рекомендуется выбрать любой объект проектирования, который был начат и закончен во втором полугодии 2005 года. На сквозном аудите должен присутствовать Руководитель данного проекта (ГИП, ГАП), руководители тех функциональных и производственных подразделений, которые непосредственно принимали участи в проектировании этого объекта, в том числе проведение контроля, проверки, анализа и валидации, а также функциональных подразделений, которые отвечают за управление нормативно-технической документацией, анализ договора подряда. Если по данному проекту нет замечаний заказчика или акта экспертизы, то следует представить указанные материалы по любому другому проекту.

    Все присутствующие на сквозном аудите процесса проектирования руководители подразделений должны иметь с собою записи по качеству, имеющие отношение к проектированию данного проекта.
    Желательно присутствие Генерального директора ХХХ.

    6 если такая служба имеется в организационной структуре ХХХ .





    Также на сайте:
    Неспровоцированная агрессия
    Анализ результативности процесса внутреннего аудита

    Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?