Руководитель не может позволить себе роскошь учиться на ошибках. (Принцип американской автомобильной компании "Дженерал Моторс")

Управление документами.Rondo nomenclatore alla-Russa.


Планета КИС 2001
PC Week/RE 2001/10
Елена Монахова, Андрей Бочкарев, Алексей Лукомский, Александр Майоров.

        Как легко догадаться по названию, править балом во второй части нашего обзора собирается Его Величество Документ. Он неистребим и многолик. Он бесцеремонно вторгается в нашу жизнь то в облике паспорта, то в виде налоговой
Определения PC Week/RE:
Делопроизводство - совокупность действий над документами, которые помогают эффективно управлять организацией (по сути - утвержденные формы документов и принятые в организации правила их обработки).
(Для сравнения. По определению, приведенному в ГОСТе, делопроизводство призвано решать три основные задачи:
  • выполнение процедур, связанных с созданием документа (составление, оформление, согласование, изготовление);
  • работа с документами в процессе управления (движение, контроль исполнения, хранение и использование документов);
  • систематизация архива документов.)
Управление документами - это технология, включающая в себя комплекс формализованных методов, обеспечивающих:
  • создание документов, в том числе и в автоматическом режиме (в соответствии с утвержденными на них нормативами);
  • ввод документов (например, с бумажных или других носителей);
  • поиск и извлечение документов;
  • систематизацию документов (для обеспечения их удобного хранения и поиска);
  • хранение документов;
  • анализ документов (выявление зависимостей и аналогий);
  • обновление (актуализацию) документов;
  • маршрутизацию документов, обеспечивающую прохождение необходимых этапов (регистрации, согласования, контроля исполнения и др.);
  • групповую работу над документами.
декларации, то прикидываясь служебной запиской, а то вдруг преображаясь в магнитный билетик на метро. Мы так привыкли к его постоянному присутствию, что уже не мыслим иного существования. А между тем отлаженная бюрократическая машина в век расцвета информационных технологий все с большим усердием разнообразит лики Документа...

Попытка реконструкции связей
        С определением документа, надо сказать, мы справились довольно бойко, взяв за основу два приведенных во врезке варианта из авторитетных отечественных справочников. Причем в энциклопедическом варианте нам приглянулось словосочетание "передача во времени и пространстве", а в ожеговском - прилагательное "деловая" (действительно, документ ведь создается не ради прихоти его автора, а для поддержки каких-либо деловых процессов). От себя добавим, что рассматриваем документ еще и как носитель формализованных корпоративных знаний.
        Эти простые смысловые определения хотелось бы несколько дополнить: применительно к ИТ документ характеризуется двумя ключевыми параметрами - содержанием и атрибутами (некоторой структурированной "регистрационной карточкой" со служебной информацией о статусе и категории документа, дате прохождения определенных этапов и пр.). Кроме того, важно, в каком виде представлена содержательная часть - структурированном (набор жестко фиксированных полей) или неструктурированном (тексты произвольной формы и размера, графические файлы). Для работы со структурированными документами давно и успешно используются разные СУБД. Для реального управления содержанием и атрибутами неструктурированных документов (или комбинацией тех и других) в ряде случаев более оптимальны специализированные системы, о которых речь пойдет ниже.
        С гораздо большими сложностями команда авторов столкнулась при изучении операций с документами. Здесь, как любит говорить современная молодежь, мы откровенно "попали".
        На основе наших многочисленных бесед с "документоведами" и "документолюбами" мы пришли к неутешительному выводу: в области документоведения наворочено чересчур много всего разного (а чересчур всегда опасно, даже если на нас вдруг сваливается чересчур много счастья). Короче говоря, в рассматриваемой области, на наш взгляд, наблюдается изобилие лишних терминов, порою дублирующих друг друга и затемняющих смысл понятий и связей между ними. Оставив ответственность за полученный результат на совести причастных к нему лиц (вероятно, там потрудилось немало народа и из Госстандарта, и из ВНИИДАДа), позволим себе выбрать из терминологического разнообразия только значимые понятия. (Ну право же, нерезонно повторять за другими авторами длинные цитаты из ГОСТов, таща за собой бессмысленный хвост "документационного обеспечения управления", "документирования", "документооборота" etc.)
        Приверженность отечественной или западной традиции документоведения ярко проявлялась в речах беседовавших с нами экспертов. Сторонники "российского менталитета" постоянно ссылались на определения, данные в ГОСТах, в то время как "западники", выступая порою с добродушной критикой местных разработчиков, упорно придерживались понятий, принятых в международном сообществе. Мы же метались между двух огней.
        Как же выпутываться из сложившейся ситуации? Нам представляется целесообразным постепенно избавляться от сохраняющегося словесного балласта, для начала, к примеру, упразднив термин "документооборот" (означающий просто движение документов). Вполне достаточно оставить лишь понятие "делопроизводство", в которое, как гласят ГОСТы, документооборот входит составной частью. Недаром же Константин Синюшин, член cовета директоров фирмы "Весть-Метатехнология", имеющий многолетний опыт работы с программными продуктами из категории document management, отметил: "В среде профессионалов вы не услышите слово "документооборот", там используют понятие "делопроизводство" и вкладывают в него смысл, заложенный в ГОСТе".
        Но что такое в нашей стране делопроизводство? Это одна очень небольшая, очень специализированная функциональная задача, связанная с обработкой документов в организации. Только одна: регистрация входящих и исходящих документов и контроль исполнения. В организации ею занимается канцелярия. Система автоматизации делопроизводства (как ее реализуют многие отечественные разработчики) - это система автоматизации канцелярии.
        Замечу, что канцелярия абсолютно не работает с содержимым документа. Как следствие, у нее не возникает потребности хранить это содержимое и изменять его. То есть как всю жизнь канцелярия была связана с бумажной картотекой, так это и перенеслось в автоматизированный вид - в системы делопроизводства.
        Когда же мы говорим о системах управления документами (document management) в международном понимании, то их задачи видятся существенно шире, чем у канцелярии: это управление всеми документами, которые создаются всеми пользователями данной организации в совершенно разных бизнес-процессах. Какие-то из этих документов в частном случае могут быть входящими и исходящими".
        Получается, что в зависимости от широты трактовки самого термина сильно варьируется круг задач, решаемых системами автоматизации делопроизводства. Трактовка, данная авторами обзора, предполагает более широкий охват, в то время как рамки ГОСТа, действительно, требования к подобным системам ограничивают канцелярскими задачами.
        Возможно, для государственных организаций (таких, как суды, налоговые органы, Министерство внутренних дел, городские, областные и федеральные администрации, медицинские учреждения, Аэрофлот и т. д.), где жестко прописаны все правила обработки и маршрутизации документов и циркулирует ограниченное число приказов, распоряжений и протоколов, вполне достаточно возможностей "гостированных" систем. Однако для крупных коммерческих компаний, в которых разнообразие управленческих документов гораздо шире да и возникают подобные объекты в разных программных приложениях, потребуется что-то более мощное.
        Завершая эту "пассионарную" и опасную для общественного мнения часть нашего обзора, приведем еще одну выдержку из беседы с Константином Синюшиным, где он пытался выделить наиболее существенные черты современной технологии управления документами и построенных на ее основе систем автоматизации:
  1. Полная "отрешенность" от физического местонахождения документа. Поиск документа ведется не в поле его системного окружения, а в поле логических атрибутов, которые привязаны к его содержимому. Мы задаем какие-то параметры (автор документа, тип документа, категория документа) и тем самым однозначно идентифицируем его. Как следствие, система должна уметь в автоматическом режиме переводить набор логических атрибутов на язык физического адреса.
  2. Если мы переходим к идентификации документа через логические атрибуты, то у нас есть два пути: либо мы раз и навсегда заводим универсальную карточку, либо мы должны иметь встроенное средство для создания произвольной карточки. Естественно, сделать универсальную карточку несложно, но в бизнесе этот подход не прижился, потому что документы разнообразны и набор атрибутов принципиально меняется в зависимости от их типов. А главное, атрибуты меняются еще и с появлением новых правил обработки. Поэтому система управления документами должна содержать средство гибкого проектирования карточек без программирования - некий визуальный редактор. С его помощью можно спроектировать почти произвольную карточку (путем настроек, использования шаблонов, каких-то предопределенных полей и мыши). Именно наличием или отсутствием развитых визуальных средств, в частности, различаются между собой системы управления документами.
  3. Есть еще одно принципиальное требование: система должна обеспечивать не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск документа. Тогда пользователь, примерно зная, о чем был документ, но не зная, какие у него были атрибуты, справится с задачей поиска.
  4. Возможность быстрого просмотра документа без загрузки приложения, в котором он был создан (его уже может не быть на компьютере пользователя). Система обеспечивает просмотр через механизм встроенных вьюеров (просмотрщиков). Развитые системы поддерживают до 100 распространенных форматов.
  5. Управление правами доступа. Система должна обеспечивать работу с документами в соответствии с правами разных сотрудников. Это принципиальный момент, потому что без таких возможностей ни о какой системе коллективного пользования говорить не приходится.
  6. Управление внешними носителями. В корпоративной системе хранить все документы на жестком диске дорого. Поэтому там хранятся, как правило, только оперативно используемые документы, а все остальные - на каких-то внешних носителях (ленточиспользуемые документы, а все остальные - на каких-то внешних носителях (ленточных накопителях, магнитно-оптических дисках и т. д.). Скорость доступа к ним меньше, но зато они съемные. Когда же пользователь запрашивает какой-то документ из архива подлинников, то система передает запрос администратору и на его экране загорается сообщение: "Такой-то пользователь просит поставить CD № 5, который хранится в коробке № 6 на стеллаже № 7". Администратор берет этот диск и через некоторое время обеспечивает пользователю доступ к нужному документу. Таким образом система позволяет осуществлять архивное хранение всей интеллектуальной базы организации.
  7. Интеграция с приложениями. Система управления документами должна уметь интегрироваться со всеми распространенными приложениями (в первую очередь с офисными типа Word, Excel). Кроме того, важна интеграция с пакетами САПР.

    Подготовлено по материалам PC Week





    Также на сайте:
    Cтандарт или панацея качества?
    Управление качеством проектов корпоративных информационных систем

    Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?