Любое ограничение существует только в вашем воображении. (Дж. Харрингтон)

Система менеджмента качества. Этапы создания СМК



Нечаева О.В.
Специалист 1 разряда административного
отдела УФК по Архангельской области


Статья опубликована в журнале "Вестник руководителя организации Архангельской области", апрель (19) 2007.


Для успешного руководства организацией и её функционирования необходимо управлять ею систематически и прозрачным способом. Успех, может быть, достигнут в результате внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества (СМК), разработанной для постоянного улучшения деятельности с учётом потребностей всех заинтересованных сторон.

Вряд ли кто станет спорить, что для достижения стабильных высоких результатов работы необходима четко функционирующая, результативная СМК.

Разработка СМК – процесс достаточно сложный и кропотливый.

Но как сделать работу по внедрению СМК на основе ИСО серии 9000 плодотворной?

Прежде всего, следует задаться вопросами: зачем предприятия внедряют стандарты ИСО серии 9000 и какой может быть при этом стратегия их руководителей? Практика показывает, что в большинстве случаев высшее руководство преследует 2 основные цели:

  1. использование их как средство повышения эффективности деятельности предприятия, а затем, по мере необходимости, сертификации СМК на соответствие требованиям стандартов.

  2. внедрение их только с целью сертификации СМК.

Постановка и достижение 1 цели в максимальной степени позволяет свести к минимуму опасность формального внедрения стандартов ИСО серии 9000. При реализации такой стратегии на 1 план выступают не процедуры, а качество продукции (услуг) и процессов, а также творческий подход к решению возникающих проблем. Именно это является гарантией, что деятельность по повышению качества работы и её результатов не будет заменена работой с бумагами. Такая стратегия создаёт необходимые условия для реализации основных принципов, на которых базируются стандарты ИСО серии 9000: ориентация на потребителя,  лидерство руководства, вовлечение работников, процессный подход, системный подход, непрерывное улучшение, взаимовыгодные отношения с поставщиками, принятие решений на основе фактов. Эти восемь принципов определены для того, чтобы высшее руководство могло руководствоваться ими с целью улучшения деятельности организации.

В настоящее время работа по созданию и внедрению СМК входит в состав приоритетных направлений деятельности Управления. Создана рабочая группа по реализации "Концепции административной реформы в Управлении и отделениях по городам и районам Архангельской области" и разработан план работы по созданию и внедрению СМК. С начальниками Отделений и отделов Управления проведены обучающие семинары по вопросам качества, где были разъяснены преимущества создания и внедрения СМК в Управлении. На данном этапе работы перед структурными подразделениями Управления и Отделениями по городам и районам Архангельской области стоит задача описать процессы и процедуры.

Внедрять стандарты ИСО серии 9000 необходимо на основе осознанной внутренней потребности коллектива повысить качество оказываемых услуг.

Формирование именно такой стратегии, её разъяснение и доведение до всех сотрудников – главная задача руководства УФК по Архангельской области с 2002 года.

Создание и внедрение СМК необходимо рассматривать как инновационный подход к управленческой деятельности и стремление улучшить работу каждого служащего, повысив тем самым качество предоставляемых услуг.

Всю работу по созданию и внедрению СМК можно условно разделить на 6 этапов:

1) Подготовительный этап

Подготовительный этап предполагает реализацию следующих мероприятий:

а) Издание приказа о создании и внедрении СМК

б) Создание рабочей группы

в) Разработка программы (плана работ) по созданию и внедрению СМК.

В настоящее время в УФК создана рабочая группа и разработан план работ по созданию и внедрению СМК.

  1. Второй этап - формирование миссии, Политики в области качества, целей в области качества

Существует достаточно много определений понятия Миссии. Миссию определяют как стратегическую цель, выражающую смысл существования и предназначение организации. Генеральная цель, смысл существования, предназначения, роль и философия – это список понятий, с которым связывают миссию организации.

Политика в области качества определяет ответственность высшего руководства за качество выпускаемой продукции (оказываемых услуг) и процессов и является равноправной и согласованной частью общей политики и стратегии организации.

Цели должны быть конкретными, измеримыми и согласуемыми с Политикой в области качества, ориентированными во времени, обеспеченными ресурсами и не противоречащими внешним и внутренним факторам.

Формирование миссии, Политики в области качества, целей в области качества -  это задача высшего руководства УФК.

3) Третий этап - определение и построение процессов

Суть процессного подхода как одного из принципов менеджмента качества изложена в стандартах ИСО серии 9000.

Тем не менее, этот подход по-прежнему остаётся нереализованным в той мере, в коей должен обеспечивать своё предназначение – быть инструментом постоянного улучшения деятельности. Причина этого – в человеческом факторе, определяющем эффективность и, в конечном счёте, экономические результаты всех видов деятельности, реализуемые в рамках организации. Только люди, работающие на предприятии, могут сделать его успешным. Но люди должны хотеть этого.

Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.

Применения процессного подхода становится объективно необходимым, по крайней мере, для тех, кто совершает свою деятельность. Процессная модель представляет собой систему (сеть) взаимодействующих процессов, каждый из которых влияет на функционирование других процессов и системы в целом.

Состав процессов формируется на основе их классификации и для разных организаций он будет своим в зависимости от размера организации, направления бизнеса, орг. структуры и др. факторов. В большинстве случаев процессные модели и составы процессов СМК отличаются друг от друга даже для похожих организаций.

Классификацию процессов считают одним из наиболее эффективных способов идентификации и систематизации процессов.

Сегодня большинство специалистов склоняются к тому, чтобы подразделять все процессы на 3 группы:

  1. Основные процессы

  2. Обеспечивающие (вспомогательные)

  3. процессы Управления (менеджмента)

Согласно требованиям стандартов ИСО серии 9000 реализация процессного подхода идёт в последовательности, представленной на рисунке 1.

img1

Рисунок 1 – Последовательность реализации процессного подхода


Попытка организации реализовать 1 этап – идентифицировать процессы СМК – сразу высвечивает ряд проблем:

Стадия процессного подхода Проблемы
Идентифицировать процессы Отсутствует организационная структура процессов
В организационной структуре определены не все процессы, необходимые для функционирования СМК
Отсутствуют документы, закрепляющие ответственность и полномочия руководителей служб и подразделений
У руководителей служб и подразделений не сбалансированы ответственность и полномочия в части управления процессами

Успешное устранение этих проблем позволяет:

  • определить процессы и их функции

  • установить ответственность за результаты процессов

  • сформулировать баланс ответственности и полномочий, необходимых для принятия решений по улучшению процесса.

На этом этапе у сотрудников формируется чёткое представление о границах их прав и ответственности, что с другой стороны, исключает дублирование функций, а с другой – предупреждает желание переложить проблемы своего процесса на плечи других коллег.

Основным документом, подтверждающим, что организация установила процессы, необходимые для функционирования СМК, служит орг. структура.

Поскольку потери качества происходят на стыках процессов, то следующая стадия реализации процессного подхода включает в себя установление последовательности и взаимодействия процессов. На этом этапе также возникают проблемы:


Стадия процессного подхода Проблемы
Установить последовательность и взаимодействие процессов Отсутствуют Положения о подразделениях
В положениях не установлено взаимодействие служб и подразделений
Документы, представляющие графическое описание процессов с учётом их взаимодействия (алгоритмы, матрица полномочий и ответственности), не взаимоувязаны с орг. структурой и Положениями о подразделениях

Чёткое установление взаимодействия процессов на основе перечисленных документов создаёт основу для рационального распределения ресурсов с учётом того вклада, который вносит каждый из процессов в достижение общих целей организации.

Поскольку предназначение любого процесса – способствовать достижению целей организации, логика улучшения деятельности состоит в том, чтобы через совершенствование процессов обеспечить развитие организации в целом.

img2

Рисунок 2 – Зависимость уровня развития организации от уровня развития процессов


Управление процессом (рисунок 3) начинается с определения того, для чего данный процесс создан, какую роль он выполняет в организации.

img3

Рисунок 3 - Управление процессом

Документирование процесса требует разработки детальных процедур, которые описывают, как что делается. Так как описание процесса технически сделать нетрудно, мало кто понимает, как много работы требуется на самом деле, чтобы разработать хорошую документацию по процессам и поддерживать её в рабочем состоянии.

Самые распространённые проблемы, связанные с документированием процессов представлены в таблице 1.

Таблица 1

№ п/п Проблема Описание
1 Документов слишком много Паскаль однажды сказал: "Это письмо получилось длиннее, чем обычно, потому что у меня не было времени сделать его короче". Эта цитата подходит к большинству процессов и процедур. Документация по процессу должна быть краткой, чёткой и удобной для использования
2 Недостаточно иллюстраций Документация по процессу должна иметь больше иллюстраций, поскольку они заменяют тысячу слов. Хорошая документация по процессу должна представлять собой объединение иллюстраций и слов.
4 Документация плохо структурирована Нарушены принципы четкого построения документации на процессы и процедуры, как разделение на части и последовательность изложения; стиль письма
5 Документы не разделены на части Документация по процессу – это не роман, она не рассчитана на восприятие только в последовательном изложении. Когда ее читают от начала до конца. Документация по процессу – это ссылочный документ, который предназначен для выборочного использования. Наличие промежуточных заголовков очень важно, потому что позволяет пользователям быстро находить нужную информацию

В настоящее время существует много способов описания процессов. Каждая организация выбирает наиболее подходящий для себя способ. Процессы могут быть представлены в виде блок-схем (алгоритмов), таблиц, диаграмм, матриц и т.д. Также они могут быть описаны с помощью специальных программ, например IDEF моделирование.

Чтобы определить какой из этих способов наиболее полно описывает процесс, необходимо произвести сравнительный анализ вышеизложенных способов (см. таблицу 2).

Таблица 2 – Сравнительный анализ форм представления процесса


Блок-схема Таблица Модель, предложенная Московским институтом стали и сплавов
Положительные стороны Достаточно удобна для пошагового рассмотрения процесса, когда необходимо выделить подпроцессы Является достаточно наглядной и включает практически всю необходимую информацию о процессе, что облегчает работу по его изучению Даёт всю необходимую информацию о рассматриваемом процессе, очень удобна для описания подпроцессов
Отрицательные
стороны
Отсутствует информация о входах и выходах процесса, а также кто является ответственным за процесс и кто его исполняет Не хватает некоторой информации о процессе: ресурсы, поставщики, потребители, методы обеспечения результативности и эффективности процесса В модель так же можно добавить ряд таких элементов как: процессы, которым подчинён данный процесс; для какого процесса его выходы будут являться входами; оценка эффективности процесса

Каждый из рассмотренных способов имеет свои положительные и отрицательные стороны. Для наиболее эффективного и полного описания процесса следует применять различные методы описания в комплексе. Именно использование нескольких способов описания процессов применяет УФК по Архангельской области.

4) Четвертый этап - документирование СМК

Структура документации СМК состоит из следующих уровней:

а) "Нулевой цикл" образует правовая документация (лицензионные документы, распоряжения вышестоящих организаций, постановления Правительства РФ, законы РФ);

б) "Базовый уровень" образует документация по обеспечению качества (внутренние технические документы, внутренние нормативные документы, внешние нормативные документы, методические документы, документы по стратегическому и оперативному планированию, организационно-распорядительные документы);

в) Документация по подтверждению качества (записи);

г) Документация по управлению на основе качества (рабочие инструкции исполнителей, документированные процедуры (среди которых шесть обязательных), руководство по качеству, политика и цели в области качества).

УФК по Архангельской области необходимо разработать ряд документов СМК для эффективного руководства и управления деятельностью Управления, т.к. на сегодняшний день отсутствуют даже основные документы СМК: Политика в области качества, Руководство по качеству и др.

5) Пятый этап - внедрение СМК

Внедрение СМК подразумевает проведение внутренних аудитов системы, а также выполнение корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих в конечном счете повысить результативность процессов.

В УФК разработана и внедрена с 01 января 2007 года Процедура (Порядок) организации и проведения проверок деятельности отделений и структурных подразделений (отделов) Управления Федерального казначейства по Архангельской области, которая позволила обеспечить качество управления программой проверки, а также стандартизировать деятельность по проведению аудитов в УФК.

Следует отметить, что проводить аудит СМК должна группа аудиторов, которая имеет соответствующий сертификат аудитора СМК. Это очень важно, т.к. только компетентный аудитор может дать объективную оценку СМК.


6) Шестой этап - сертификация СМК

На данном этапе происходит процедура сертификации СМК, где предварительно необходимо выбрать орган по сертификации.


В заключении необходимо отметить, что соответствовать требованиям стандартов ИСО серии 9000 - это не только поднять работу государственных гражданских служащих на новый, более качественный уровень, сделать прозрачными и оптимизировать все процессы управления, но и значительно улучшить качество оказываемых услуг, повысить результативность и эффективность деятельности, что собственно и является главной целью Управления Федерального казначейства по Архангельской области.






Также на сайте:
Современные задачи в области менеджмента качества и безопасности пищевой продукции в Европе
МЕЖДУНАРОДНЫЙ РОСТ КАЧЕСТВА

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?