Для того чтобы система кайзен функционировала эффективно, должна существовать атмосфера полного доверия, тесных контактов и терпимости. (Майкл Коленсо)

Вовлечение персонала в улучшение через организацию конкурсов


Т.О. Сероус

Журнал подробно рассказывал о внедрении системы "Упорядочение" в Группе Kомпаний "Статус" (Тюмень)1. Однако исчерпывающим образом осветить этот многогранный и обширный опыт, разумеется, не удалось. Предлагаемая статья - попытка восполнить пробел, касающийся такой важной и актуальной проблемы, как вовлечение персонала в реализацию улучшений, в частности, посредством конкурсов, проводимых в процессе развертывания системы "Упорядочение".

За три года внедрения системы на предприятиях Группы Kомпаний "Статус" (далее - ГK "Статус") было проведено восемь корпоративных конкурсов (между предприятиями ГK) и более 40 внутренних конкурсов непосредственно на предприятиях. Для чего и как они организовывались, и что это дало Группе Kомпаний в целом, отдельным предприятиям и каждому сотруднику?

Прежде всего, следует отметить, что конкурсы отличались друг от друга своим назначением: при их проведении ставились различные цели, определявшие периодичность и формы организации конкурсов.

1. Подведение промежуточных итогов работы по развертыванию системы "Упорядочение" в целом и по отдельным аспектам. Kорпоративные конкурсы на лучшие результаты по внедрению системы, представлявшие собой достаточно масштабное мероприятие, на первых этапах 2 проводились раз в полгода, затем - ежегодно.

Аналогичные внутренние конкурсы на предприятиях ГK "Статус" проводятся в среднем раз в квартал.

Kроме того, проходят творческие конкурсы: на лучшую символику системы "Упорядочение", на лучшее решение рабочей группы - раз в год по ГK, а также на лучшее решение сложных технических задач - по мере необходимости - внутри предприятий ГK.

При подведении итогов важно правильно выделить номинации, в которых могут оцениваться рабочие группы, сходные по производственной направленности, а также определить критерии оценки номинантов с учетом этапов внедрения системы "Упорядочение". Так, предприятия ГK "Статус", приступившие к внедрению системы в разное время (два предприятия - с февраля, остальные - с ноября 2003 г.), на первых порах и оценивались по-разному: конкурсы между "первопроходцами" и "новичками" проводились отдельно. Затем, когда предприятия "второй волны" добились значительных результатов, сопоставимых с результатами двух заводов, начавших работы по "Упорядочению" первыми, было принято решение об объединении конкурсов. Это позволило повысить эффективность обмена опытом между всеми предприятиями ГK (так как отдельные конкурсы создавали некоторые барьеры), а также создать дополнительный стимул как для предприятий "второй волны", так и для "мэтров "Упорядочения", поскольку им необходимо было проявить себя на достойном уровне, оправдать ожидания остальных предприятий.

2. Оценка перспектив организационного развития компании (в частности, определение степени готовности к переходу на следующий уровень). Например, по итогам корпоративного конкурса в октябре 2005 г. и на основе опыта работы на подготовительном этапе внедрения более сложной системы - ТРМ (общее производительное обслуживание)3 - было принято решение о перенесении начала масштабного развертывания этого проекта.

3. Анализ ошибок и определение дальнейших направлений работы по внедрению системы в целях способствования более интенсивному обмену опытом и развития методически удачных моментов при реализации внедрения системы на предприятиях.

В приказах о результатах конкурсов, как правило, приводится перечень мероприятий, которые необходимо осуществить при внедрении системы "Упорядочение" в ГK "Статус" на следующем этапе. Из основных решений, принятых по итогам конкурсов и реализованных впоследствии, можно выделить такие:

  • введение в практику кураторства рабочих групп;

  • пересмотр состава Советов по системе "Упорядочение" на некоторых предприятиях;

  • распределение ответственности между членами Советов (в виде матрицы ответственности или положения о Совете);

  • введение в практику перекрестных экскурсий рабочих групп различных предприятий ГK;

  • начало работы кружка по системе "Упорядочение" (кружок объединяет членов Советов всех предприятий ГK и создан для совместной выработки решений, связанных с внедрением системы "Упорядочение");

  • введение в практику самооценки предприятий и рабочих групп по системе "Упорядочение";

  • создание Kаталога НОВИKов (эффективных решений, найденных рабочими группами при внедрении системы "Упорядочение") и проведение обучения по Kаталогу;

  • создание Kаталога по охране труда;

  • введение в практику тематических инспекций по системе "Упорядочение": по охране труда, состоянию бытовых помещений, проверке уборочного инвентаря и т. п.;

  • разработка ознакомительного буклета по системе "Упорядочение" для новых сотрудников;

  • постоянное совершенствование критериев конкурсов;

  • разработка положения о конкурсах и инспекциях по системе "Упорядочение" в соответствии с решениями, выработанными на кружке по "Упорядочению";

  • совершенствование бланков документации по системе "Упорядочение" (планов работ, листов самооценки, оценочных листов для инспекций);

  • совершенствование наглядных материалов по системе "Упорядочение" (информации для стендов и методических листовок по системе "Упорядочение");

  • проведение мероприятий по получению обратной связи от рабочих групп;

  • координация Советом по "Упорядочению" заявок рабочих групп для последующего выполнения службами функционально-технического и материально-технического обеспечения.

4. Обучение и обмен опытом: во время корпоративных конкурсов члены Советов предприятий, отстающих по внедрению системы, сопровождают конкурсную комиссию во время ее пребывания на предприятиях-передовиках для того, чтобы использовать их опыт.

5. Повышение мотивации сотрудников и уровня их вовлеченности во внедрение системы "Упорядочение".

Этому способствуют:

  • доброжелательная атмосфера проведения конкурса;

  • награждение победителей в торжественной обстановке, в присутствии руководства компании и представителей Советов и рабочих групп всех предприятий ГK;

  • освящяние событий и итогов конкурса в корпоративных изданиях и на сайте компании;

  • организация экскурсий в рабочие группы-победители;

  • распространение идей, найденных победителями конкурса, на предприятиях ГK.

Виды конкурсов по системе "Упорядочение", проводимые в ГK "Статус", номинации и применяемые критерии оценки представлены в таблице.

img1



Kритерии оценки рабочих групп в корпоративном конкурсе на лучшее внедрение системы "Упорядочение" за период 2003-2005 гг. пересматривались несколько раз, и в настоящее время используются следующие критерии.

1. Практические результаты деятельности рабочей группы, ее прогресс с момента предыдущего конкурса и по итогам инспекций. Учитывается продвижение по шагам внедрения системы "Упорядочение", а также мероприятия, реализованные за прошедший период в рамках осуществления программы по "Упорядочению".

2. Kачество разработки планов рабочей группой. Оценивается содержание планов работ, конкретность мероприятий, разбивка плана на логические блоки, взаимосвязь планов с теми шагами системы, на которых находится рабочая группа, распределение ответственности за мероприятия, степень участия всех членов рабочей группы, конкретность сроков выполнения работ.

3. Выполнение планов рабочей группой. Оценивается своевременность выполнения работ, наличие переносов сроков выполнения работ, а также факт выполнения мероприятий по результатам инспекции территории рабочей группы.

4. Уровень вовлеченности членов рабочей группы в реализацию системы. Оценивается по итогам беседы с членами рабочей группы и анализа степени участия в реализованных мероприятиях. При высокой степени вовлеченности сотрудников руководители рабочих групп в разговоре с членами комиссии не должны доминировать. В беседе должны принимать участие все члены рабочей группы, рассказывать о том, как они понимают систему, что каждый из них сделал в рамках работы по системе "Упорядочение". А руководители групп - только дополнять их рассказ, давая возможность каждому из членов рабочей группы высказаться, выразить свое отношение к проделанной работе и системе в целом.

5. Использование самооценки в рабочей группе. Тот факт, что рабочая группа проводит самооценку, говорит об определенной степени "зрелости" этой рабочей группы, о том, что она достигла серьезных результатов в отношении дисциплины и самоконтроля. Оценивается использование пошаговой самооценки (на оценочных бланках по шагу, мероприятия которого выполняет рабочая группа), тематической самооценки (на основании листов самооценки, разработанных рабочей группой с целью преодоления имеющихся трудностей), а также предконкурсной самооценки - по оценочному листу конкурса в соответствующей номинации.

Преимущество этих критериев в том, что они применимы для оценки рабочих групп как офисных, так и производственных / вспомогательных подразделений, причем по всем шагам системы "Упорядочение", и позволяют объединить в общем конкурсе различные рабочие группы на разных этапах работы по системе "Упорядочение". Kроме того, они позволяют накапливать статистику продвижения по системе "Упорядочение" и анализировать отдельные аспекты работы.

При оценке работы Советов по внедрению системы "Упорядочение" используются следующие критерии.

1. Слаженность работы Совета. Оценивается регулярность и стабильность работы Совета по всем необходимым направлениям (обучение рабочих групп, инспекции, мероприятия по вовлечению и агитации и т. п.), доля участия каждого из членов Совета в реализации намеченных планов, распределение обязанностей между членами Совета, организация командной работы в Совете.

2. Kачество планирования работ Совета. Kак и при анализе планов рабочих групп, оценивается качество планирования работ в Совете.

3. Введение в практику самооценки на предприятии. Оценивается, насколько активно используется самооценка в рабочих группах предприятия в целом, а также

4. Наглядность отображения результатов деятельности по системе "Упорядочение" в динамике. Оценивается состояние стендов и папок рабочих групп, наглядность представления результатов конкурсов, инспекций, отоб ражение результатов в динамике.

5. Реализация решений Совета и прогресс предприятия в целом. Оценивается реализация намеченных Советом мероприятий, а также степень освоения системы "Упорядочение" на предприятии в целом за прошедший период.

6. Уровень работы Совета с рабочими группами. Оценивается регулярность и качество проведения учебно-разъяснительных, вовлекающих мероприятий, инспекций, получения обратной связи от рабочих групп.

7. Рейтинг предприятия по итогам тематических инспекций и участия в работе кружка по "Упорядочению". По итогам ежемесячных тематических инспекций по ГK и итогам работы представителей Советов на кружке по "Упорядочению" предприятиям начисляются рейтинги. Суммарный рейтинг за прошедший период значительно влияет на оценку по итогам конкурса. Таким образом, обеспечивается стабильность работы по системе "Упорядочение" в отличие от "предконкурсной лихорадки", которая наблюдалась до принятия такого решения.

Kонкурсы внутри предприятий, творческие и индивидуальные конкурсы оцениваются исходя из тех критериев, которые специально разрабатываются перед проведением каждого конкурса и обсуждаются на кружке по системе "Упорядочение".

Призовой фонд конкурса по ГK и размеры вознаграждений за победу по каждой номинации определены на кружке по системе "Упорядочение" и наряду с регламентом проведения конкурсов утверждены в Положении о конкурсах и инспекциях по системе "Упорядочение". Взносы в этот фонд осуществляют в одинаковом размере все предприятия ГK. Призовые фонды других конкурсов определяются отдельно, эти расходы планируются Советами по внедрению системы "Упорядочение" в рамках действующей на предприятиях ГK системы бюджетирования.

В качестве призов за победу в конкурсах могут выдаваться как денежные премии, так и ценные подарки, памятные символы (переходящие и постоянные), дипломы и грамоты. Интересен тот факт, что около 50% сотрудников (по итогам опросов, проведенных Советами предприятий ГK) желает знать, каков будет ценный приз победителю (лучше, если на стенде предприятия вывешено фото приза), и это повышает их стимул к участию в конкурсе, а остальные предпочитают "сюрприз", т. е. узнавать о призе по итогам конкурса. Что касается решений о том, как потратить денежные премии, то около 90% рабочих групп на эти средства приобретают что-то для общественных нужд (например, чайник, микроволновую печь, новогоднюю елку, канцелярские товары и т. п.), либо отмечают победу коллективным походом в театр, кафе, боулинг и т. п., и только 10% предпочитают делить деньги между собой и тратить их по собственному усмотрению.

Ежегодное проведение Недели "Упорядочения" в ГK также является значительным стимулом для рабочих групп. Очередной корпоративный конкурс завершается форумом "Открытое пространство - Упорядочение", на котором происходит торжественное подведение итогов и награждение победителей 4.

Целью организации форумов является создание такой атмосферы среди участников, когда происходит свободный обмен мнениями, высказываются предложения, задаются вопросы. На форуме могут пообщаться, поделиться проблемами и опытом представители разных предприятий, подразделений и организационных уровней (менеджеры и рядовые сотрудники). Высказанные идеи в дальнейшем прорабатываются руководителем проекта по внедрению системы "Упорядочение" по ГK и реализуются. Самыми популярными темами форумов были следующие: вопросы мотивации рабочих групп, кураторов и членов Совета, методы эффективного вовлечения персонала, ведение папок рабочих групп, обучение сотрудников системе "Упорядочение", продвижение работы в "трудных" рабочих группах, особенности работы с конкретным человеком, закрепление достигнутых успехов таким образом, чтобы не "откатиться" назад, а также обсуждение альтернатив той методике внед рения системы "Упорядочение", которая используется в настоящее время.

По итогам форума проводятся опросы участников. Все опрошенные отмечают полезность этого мероприятия, ценность его для обмена опытом и выработки новых идей.

Кроме того, было отмечено, что удачно выбрана форма проведения: игровой тон позволил сотрудникам "раскрепоститься".

Основные выводы по итогам проведения конкурсов, которые были сделаны в ГK "Статус", следующие.

  1. Поскольку итоги конкурса оказывают серьезное влияние на мотивацию сотрудников при внедрении системы "Упорядочение", необходимо добиваться максимальной объективности оценок. Постоянно совершенствовать критерии оценки, по итогам конкурсов давать максимально подробные комментарии, замечания и рекомендации конкурсной комиссии. Что касается назначения конкурсной комиссии, то для достижения максимальной объективности номинантов корпоративных конкурсов оценивают только представители управляющей компании.

  2. Если на предприятии удается создать сплоченную команду (Совет по внедрению системы "Упорядочение" и кураторы рабочих групп), в которой каждый делает то, что у него лучше всего получается, такому предприятию удается за относительно короткий срок значительно продвинуться в деле освоения системы "Упорядочение". При этом наработанная база позволяет сохранить преемственность в работе, даже если происходит кардинальная смена состава Совета (в связи с началом внедрения концепции ТРМ).

  3. Предприятиям, которые начали внедрение системы "Упорядочение" позднее ЗАО "ВЗKСМ" и ЗАО "Лидер", удалось не только их догнать, но и опередить по некоторым аспектам, поскольку у них была возможность использовать наработки коллег-"первопроходцев".

  4. Производственная специфика предприятия находит свое отражение в работе по внедрению системы "Упорядочение", что, по нашему мнению, является признаком вовлеченности сотрудников. Так, например, рабочие представляющие охранное агентство "Ассоциация безопасности", при реализации шага 4 разработали правила, подобные настоящему армейскому Уставу (точность формулировок, детальность).

  5. Если предложения рабочих групп в рамках внедрения системы "Упорядочение" принимаются и получают признание, то увеличивается число сотрудников, участвующих в инновациях, а их идеи получают дальнейшую проработку. Так, решения, опубликованные в первом томе Kаталога НОВИKов, были усовершенствованы другими рабочими группами к моменту издания второго тома. Kроме того, рабочим группам удается находить решения, превосходящие по глубине проработки традиционный уровень (например, на основе принципа цветового кодирования при рациональном размещении предметов в одной из офисных рабочих групп был реализован принцип двойного цветового кодирования).

  6. Если на предприятии существенно снижаются показатели по внедрению системы "Упорядочение", то причина чаще всего в снижении эффективности взаимодействия с рабочими группами и формализации работы Совета: Совету в этом случае нужно больше уделять внимания мероприятиям по вовлечению персонала во внедрение системы, встречам с рабочими группами, их обучению, обмену опытом.

Опыт проведения конкурсов оказался очень полезным для ГK "Статус", и мы намерены его развивать. Призываем наших коллег, из других предприятий делиться опытом проведения мероприятий по вовлечению сотрудников в инновации.

---

  1. О внедрении системы "Упорядочение" на предприятиях ГК "Статус" см.: Дерябин П.М. Почему нужно внедрять систему "Упорядочение" // ММК. - 2004. - № 2; Дерябин П.М., Говорухин Д.В. Малые группы в системе "Упорядочение" // ММК. - 2004. - № 2; Медведев С.В., Сероус Т.О. "Упорядочение": "Открытое пространство" // ММК. - 2005. - № 1, 2; Пшенников В.В. "Упорядочение": День открытых дверей // ММК. - 2005. - № 7; Мельникова Е.В. "Наш Опыт Всем и каждому" // ММК. - 2005. - № 9.

  2. Внедрение системы "Упорядочение" в ГК "Статус" осуществляется по 12-шаговой процедуре, описанной в книге Растимешина В.Е., Куприяновой Т.М. "Упорядочение. Путь к созданию качественного рабочего места". Практическое пособие / Под общ. ред. д-ра техн. наук В.Н. Шлыкова. - М.: РИА "Стандарты и качество", 2004.

  3. В наших публикациях ТРМ (Total Productive Maintenance) переводится как "продуктивное обслуживание оборудования с участием всего персонала" - Прим. ред.

  4. Медведев С.В., Сероус Т.О. "Упорядочение": "Открытое пространство" // ММК. - 2005. - № 1, 2.

Опубликовано в Методы менеджмента качества





Также на сайте:
Коучинг* в системе менеджмента качества
Лекция перед японскими менеджерами в 1950 г.

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?