Процесс необходим для того, чтобы разрушить организационную структуру, не ломая организацию. (Ю.П. Адлер)

Новые возможности: автоматизация деятельности руководителей организации

Адаптируемые системы позволяют вовлечь руководителя организации в работу над постановкой задачи с самого начала. Это возможно потому, что для формализации задач для установки адаптируемой системы не требуется выполнения такого объема специальных или рутинных работ, который необходимо проделать в случае классического подхода к автоматизации. Руководитель организации вовлечен в процесс постановки задачи очень непродолжительное время и может не обладать глубокими знаниями в области автоматизации.
Предварительным этапом до установки системы-конструктора в организации является, также, как и в случае установки "жесткой" системы, проведение обследования. Но цели, объем и стоимость этого обследования принципиально отличаются от традиционного обследования.
При проведении обследования для установки системы-конструктора не ставится задача полного подробного описания всей организации. На первом этапе работ целью обследования является определение ключевых информативных показателей деятельности организации. Ключевые информативные показатели характеризуют деятельность организации в критически важных для контроля текущего положения и подготовки управленческих решений срезах. Система настраивается на получение необходимых руководству организации отчетов, содержащих ключевые информативные показатели. Для обработки и группировки этих показателей любым необходимым руководству образом система обладает так называемым генератором отчетов. Руководитель организации задает в генераторе отчетов любое сочетание параметров данных (если его не утраивают стандартные отчеты, предварительно настроенные в системе) и получает отчеты о деятельности организации в интересующих его разрезах: по подразделениям, по направлениям деятельности, по сотрудникам, по отдельным видам работ и т.д.
Ввод исходных данных в систему может выполняться двумя способами:

  1. Поэтапная автоматизация (очаговое внедрение) выполняемых сотрудниками организации функций (бизнес-процессов). В системе создаются формы ввода в виде первичных документов, которые заполняются исполнителями. Информация становится доступной руководителю для анализа сразу же после ее ввода исполнителем.

Рис.7. Функциональная автоматизация.

Рис.7. Функциональная автоматизация.

При поэтапной функциональной автоматизации полнота информации, доступной руководителю, растет по мере увеличения числа автоматизированных участков.

  1. Вертикальное "выращивание" системы "сверху вниз" - это особенность, присущая только адаптируемым системам. Сутью этой особенности является поэтапная автоматизация уровней управления, начиная с самого верхнего. Автоматизация осуществляется следующим образом: на начальном этапе создаются формы отчетов для руководства организации и формы ввода исходных данных. При этом в качестве исходных данных может служить, например, сводная отчетность подразделений предприятия или отдельных юридических лиц холдинга. Эти данные вводятся в систему на соответствующем административном уровне. Далее руководитель организации имеет возможность группировать эти данные любым желаемым образом. Вводимые в систему данные, предоставляемые низовыми подразделениями, на этом этапе не проверяются на достоверность. Однако, система обладает возможностями для аналитического сравнения представляемых данных для того, чтобы выявить подозрительные с точки зрения достоверности данные. Достоверность вводимых данных увеличивается по мере автоматизации нижних административных уровней.

Выстраивание информационной пирамиды сверху вниз позволяет:

  • Минимизировать затраты на формальные мероприятия, результаты которых будут невостребованы ввиду изменения потребностей организации к моменту завершения работ по автоматизации;

  • Резко сократить время от начала работ до получения практических результатов;

  • Поменять местами группы потребителей - первыми пользователями системы, которые смогут оценить эффект от ее внедрения, являются не исполнители, а руководители организации;

  • Оптимизировать информационную структуру организации и в качестве "побочного" эффекта добиться оптимизации организационной структуры и бизнес-процессов.

Подготовлено по материалам "АКДИ Экономика и жизнь"





Также на сайте:
Измерение удовлетворенности потребителей на рынке b2b
"Без бумажки, ты букашка:"

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?