Моя формула успеха - в трех словах: работа, работа, работа. (Сильвио Берлускони)

Цикл ВНИИС


Цикл ВНИИС представляет собой практический подход к организации работ по улучшению деятельности в соответствии с идеологией PDCA. Основу процесса улучшения при этом составляют пять циклически повторяющихся этапов.

Выявите проблему

Найдите решение

Исполните запланированное

Исследуйте результат

Стандартизуйте обновлённый процесс



В организации должны быть продуманы процедуры выявления и четкого формулирования проблем и/или несоответствий в процессах. Прежде всего должны быть выявлены проблемы, касающиеся выполнения требований потребителя процесса (результативности процесса) и эффективного использования ресурсов (эффективности процесса), например:

  • есть претензии потребителя - очевидная проблема, низкая результативность процесса;

  • цели процесса достигаются, но за счёт чрезмерного потребления ресурсов (человеческих, финансовых, временных, информационных и т.д.) - низкая эффективность процесса;

  • частые сбои в процессе, что не влияет на его результативность, но отрицательно
    сказывается на эффективности; .

  • негативные тенденции в показателях результативности процесса;

  • у участников процесса складывается мнение или возникает ощущение, что что-то
    идёт не так;

  • недостижение цели улучшения;

  • установлена новая цель улучшения.

  • Всё это говорит о наличии проблемы, и задача этого этапа - выявить и конкретизировать её, то есть определить суть проблемы. В этом поможет информация, собранная о процессе. Главная информация должна поступать из записей, предусмотренных в СМК для данного процесса. Ведение целого ряда записей по осуществлению процессов и их результатам требует стандарт ГОСТ Р ИСО 9001.

    Данный этап - первый шаг работы группы по улучшению. Часто на этом этапе важно точно определить (описать) процесс в том виде, в каком он осуществляется на данный момент, то есть ситуацию "как есть". При этом важно собрать необходимые данные о процессе без искажения и без обсуждения "правильности" или "неправильности" текущего положения дел. Для эффективной работы на данном этапе желательно использовать один из методов схематического изображения процесса.

    ПРИМЕЧАНИЕ.

    Бытует мнение, что описание и анализ ситуации <как есть> мешает творческому, инновационному подходу к улучшению процесса, особенно значительному его улучшению, перепроектированию (реинженирингу). Практика показала, что причина отсутствия творческого, инновационного, нестандартного подхода заключается не в "ориентации на сегодняшний день", а в недостатке информации и знаний, мотивации участников группы, проблеме нехватки "инструментов" для творческой работы. Анализ же ситуации "как есть" позволяет, с одной стороны, учесть сильные стороны в работе и наработанные ноу-хау, а с другой - не повторять ошибок.

    Когда картина ясна, группа анализирует текущую ситуацию. Результат её работы на данном этапе - однозначное единое мнение группы о наличии и сути проблемы, о необходимости её устранения, а также принятое решение, сформулированная цель улучшения и перечень показателей для проверки (оценки) результативности решения проблемы.


    Группа продолжает рассмотрение проблемы, но уже под другим углом зрения. На данном этапе важно понять первопричину проблемы. Этому способствует описание процесса, сделанное на предыдущем этапе.

    Предложения по улучшению процесса генерируют все участники группы. Эти предложения могут касаться двух уровней улучшения: "как должно быть", "как могло бы быть".

    "Как должно быть" - определение уровня развития процесса, которого организация может достичь при условии, что не потребуется дополнительных инвестиций в оборудование, программное и аппаратное обеспечение, персонал и т.д. Основа данного уровня - устранение несоответствий в действиях процесса, исключение ненужных, не добавляющих ценность действий.

    "Как могло бы быть" - определение уровня развития процесса, которого организация может достичь при вложении значительных дополнительных ресурсов и инвестиций. Основа этого уровня - инновации, использование новых технологий, оборудования, методов работы.

    Несмотря на кажущуюся простоту перехода на уровень "как должно быть", эта работа может принести значительный результат (значительное улучшение показателей процесса), особенно если планирование процесса ранее проводилось с использованием функционального подхода или по принципу "сделаем, как получится".

    Для эффективной работы на данном этапе желательно использовать один из методов схематического изображения процесса.

    Все предложения участников группы анализируются на результативность и эффективность. В итоге группа должна остановиться на лучшем варианте и спланировать все действия, которые он предусматривает. Сложные действия можно представить в виде плана или сетевого графика с указанием ответственных лиц, сроков и, при необходимости, ресурсов.

    Результат этапа - выявленная первопричина проблемы и спланированные корректирующие действия, в том числе ресурсы для их реализации, а также прогноз результата в виде плановых (контрольных) показателей.


    На данном этапе необходимо организовать выполнение действий, запланированных на предыдущем. Потребуется мобилизация энергии и знаний для достижения цели улучшения. Индикаторы процесса (измерители) и другие источники данных, например, записи, которые ведутся в рамках процесса, помогут отслеживать изменения в процессе и его результатах. Наилучший вариант, когда по результатам изменённого процесса проводится оценка удовлетворённости потребителей (внешних и/или внутренних) введёнными изменениями.

    Этап желательно завершить общим обменом мнений членов группы о степени полноты и завершённости запланированных действий. Для перехода на следующий этап необходимо, чтобы у всех членов команды сложилось мнение, что сделано всё возможное для выбранного варианта улучшений.


    Когда группа решит, что все запланированные мероприятия выполнены, все изменения в процесс внесены и опробованы, можно перейти к анализу результатов улучшения, информация о которых формируется на предыдущем этапе в виде записей характеристик процесса и его результатов. Группа должна ответить на главный вопрос: "Достигнута ли цель улучшения?". Ответ может быть как положительным, так и отрицательным.

    В любом случае на данном этапе желательно проанализировать работу группы: сильные стороны и области для улучшения, выявленные в работе данной команды на этапах выявления проблемы, поиска решения, исполнения и измерения.


    При положительных результатах выполнения предыдущих этапов следует "закрепить" результат.

    С этой целью группа оформляет итоги своей работы в форме, сложившейся в организации. Это может быть отчёт, презентация, совещание с высшим руководством и т.д. В отчёт желательно включить формулировку проблемы, предлагаемые варианты решения и их обоснование, план действий и результаты исполнения запланированного улучшения.

    Если целью является совершенствование процесса, то на малом предприятии, где работает несколько человек, возможно, будет достаточно в устной форме довести до исполнителей процедуру выполнения процесса на уровне "как должно быть".

    На крупном предприятии для перевода процесса на уровень "как должно быть", скорее всего, потребуется документированное оформление процедуры и, возможно, составление соответствующего плана мероприятий.

    В тех случаях, когда требуется документирование процесса, следует помнить, что определение термина "документ", данное в ГОСТ Р ИСО 9000, и примечание к нему допускают использовать самые разные носители информации (от бумажного носителя до эталонного образца). Информация может быть представлена в текстовой форме, в виде таблицы, диаграммы, блок-схемы или их сочетания.

    В качестве формы определения процедуры (последовательности составляющих ее действий) можно использовать карту процесса, которая сочетает в себе схему (алгоритм) процесса и определение его входов и выходов. При этом следует не забыть описать в документе требования к входам и выходам процесса. Первый проект такой карты может быть сделан на этапе анализа. На этапе стандартизации окончательная версия карты согласуется с заинтересованными лицами и, как правило, включается в документ по процессу.

    Что касается оформления выводов относительно того, каким "могло бы быть" осуществление процесса, то оно может иметь в вид предложений в планы и программу предприятия с формулировкой усовершенствований, их целей, необходимых ресурсов и сроков реализации.


    Методология разработана во ВНИИС





    Также на сайте:
    Внедрение системы менеджмента качества: избегайте дезинформации!
    Как сократить объем документации СМК

    Подготовлено при поддержке:

    О проекте

    quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

    Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

    Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

    Добавить в "Избранное"

    Рекомендуем

    Наш новый проект:
    Все о качестве менеджмента
    Избранные книги

    Реклама на сайте



    • Оценка бизнеса
    • Оценка недвижимости и имущества. Портал о бизнесе и финансах
    • orel-ocenka.ru


    Как сюда попасть?