Фундаментальная ошибка атрибуции: Обычно мы любой успех воспринимаем как наш собственный, а любую неудачу как следствие системы. (Т. Питерс, Р. Уотермен)

ИСО 9000. Процедуры



Аскаров Е.С. доцент КазНТУ им. К.Сатпаева, E-mail : erlan57@mail.ru


Процедуры, выполняемые подразделениями, составляют второй уровень документов системы качества. Каждая процедура представляет собой доку­мент, описывающий общие процедуры (то есть без поимен­ного перечисления исполнителей). Такой документ может включать в себя структурную схему подразделения с распределением функцио­наль­ных обязанностей. Введение та­ких процедур очень полезно, т.к. дает возможность структурным подразде­лениям увидеть все функциональ­ные взаимосвязи и обязанности друг друга.

Документ должен включать ответы на следующие вопросы:

- что? (функции подразделений);

- кто? (организационная структура, обязанности, ответственность, функ­ции и роль каждого);

- как? (ссылка на инструкцию, где объясняется, как именно выпол­няются операции);

- с кем? (кто является поставщиком и заказчиком подразделения).

В соответствии с требованием стандарта ИСО 9001 организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии 6 обязатель­ных документи­рованных процедур:

1. Управление документацией

2. Управление записями по качеству

3. Проведение внутренних аудитов

4. Управление несоответствующей продукцией

5. Корректирующие действия

6. Предупреждающие действия.

Разделы процедур могут быть следующие:

Цель - четкое объяснение назначения процедуры.

Область применения - описывает затрагиваемые отделы или определен­ные про­цессы.

Применяемые формы - применяемые формы, подтверждающие выпол­нение работ.

Общая информация.

Определения и сокращения.

Ответственность - утверждается хозяин процесса. Ответственность за проведение деятельности и результаты деятельности должны быть четко определены. Указываются должности, а не фамилии.

Процедура - описывается последовательность выполнения процесса, по­средством которого достигается цель. Выявляются взаимодействия подразде­лений при выполнении работ, устанавливаются критерии приемки работ.

1 - Входные данные процесса;

2 - Выходные данные процесса;

3 - Необходимые основные ресурсы, нормативные документы;

4 - Связь с другими процессами;

5 - Описание процесса;

6 - Критерии оценки процесса.

Подробности процедуры должны быть четкими, логичными, краткими, понятными, недвусмысленными. В разделе 4 имеется пример составления процедуры.

1.  Управление документацией

Обеспечивает установление порядка управления документацией в органи­зации.

Состав и движение документации должны быть точно определены, иметь жесткую организованность и логику. Документы всегда должны быть под рукой, они должны соз­даваться по определенной системе, не дублировать друг друга, не противоречить друг другу  и т.п.

Сюда могут входить следующие группы документов: политика в об­ласти качества ( ПК), руководство по качеству (РК), документированные процедуры (ДП), стандарты ор­ганизаций (СО), рабочие инструкции (РИ), должностные инструкции (ДИ), положения о подразделениях (ПП), программы качества (ПРК), приложения к документам ( ПЖ) и т.д.

В системе не должно быть лишних документов, документы разраба­тыва­ются только при необходимости. Документы должны своевременно пересмат­риваться и обновляться. Каждое заинтересованное лицо должно знать содер­жание своего документа и иметь его на руках.

2.  Управление записями по качеству

Устанавливает порядок управления записями по качеству.  Запись -это вид доку­мента, содержащий данные о достигнутом ре­зультате или подтвер­ждения выполнения какого либо действия. Виды возможных записей: акты (АК), ведомости (ВЕ), графики (ГР), журналы (ЖУ), задания (ЗА), заявки (ЗВ), карточки (КТ), отчеты (ОТ), перечни (ПЕ), планы (ПЛ), предложения  улучше­ния (ПУ), программы (ПГ), про­екты (ПР), протоколы (ПТ), разрешения (РА), сметы (СМ), специфика­ции (СЦ), списки (СП), таблицы (ТБ) и т.д. Все действия работников должны документально фиксироваться. Кто, когда, где, зачем - на все эти вопросы всегда должен иметься ответ, отмеченный в документе, причем этот документ всегда должен быть под рукой, достаточно длительное время после совершения действия, все данные в документе должны быть бесспорно правдивыми и не подвер­гаться сомнению.

Пример.

ПРОЦЕДУРА "УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ ПО КАЧЕСТВУ" П-ЭТ-09

Цель. Устанавливает порядок и управление записями по качеству.

Область применения - управление записями по качеству всей системы менедж­мента качества Компании.

Применяемые формы ( документы) :

Ф-ЭТ- 06 - протокол Совета по качеству,

Ф-ЭТ- 08 - журнал по качеству,

Ф-ЭТ- 09 - план по качеству,

Ф-ЭТ- 10 - программа по качеству,

Ф-ЭТ-11- журнал регистрации качества подразделения

Общая информация.

Процедура необходима для:

- документированной фиксации всех параметров качества для своевременного полу­чения данных о несоответствиях и оперативного принятия решений о корректировке процесса,

- оперативного и достоверного получения информации о протекании процесса,

- создание базы данных о параметрах процесса за длительный срок с целью их ана­лиза с получением выводов об улучшении процесса,

- получение информации об источниках появлении несоответствий и их причинах.

Определения и сокращения.

Компания - АО "Эталон",

Менеджер - менеджер по качеству.

Ответственность за определение программы и состав группы внутреннего аудита, сроки проведения и объекты проверок несет Менеджер .

Ответственность за своевременную и полную передачу полученных результатов Менеджеру  Компании, несущему общую ответственность за организацию и проведение внутреннего аудита в целом, несут руководители подразделений.

Основные этапы проведения процедуры:

  1. В Компании заводится журнал по качеству, согласно формы Ф-ЭТ-08.

  2. Каждые три дня Менеджер заносит данные по качеству в журнал по качеству, данные определяются согласно решения Совета по качеству, который собирается для решения данного вопроса раз в 6 месяцев. Решения Совета закрепляются Протоколом, согласно формы Ф-ЭТ- 06.

  3. Данные по качеству Менеджер получает  от руководителей подразделений Компа­нии каждые  три дня.

  4. Руководители подразделений заводят в каждом подразделении журнал регистра­ции качества , согласно форме Ф-ЭТ-11, в данный журнал ежедневно заносятся данные по качеству, определенные Советом по качеству. Данные заносит ответственный по качеству этого подразделения.

  5. В случае появления несоответствия данных нормативным параметрам, в журнал делается специальная запись, и докладывается руководителю подразделения, который в течение 2 часов должен принять решение. Несоответствие определяется при расхожде­нии фактических данных с данными плана по качеству, согласно форме Ф-ЭТ- 09

  6. Руководитель подразделения незамедлительно обязан доложить о несоответст­вии Менеджеру, который делает соответствующую запись в своем журнале.

  7. Каждый месяц Менеджер представляет журнал по качеству на заседании Совета по качеству.

  8. Раз в 1 квартал Менеджер по данным журнала по качеству делает анализ процес­сов Компании, который оформляет в виде доклада, который доводится до сведения на за­седании Совета по качеству. Доклад нумеруется, вставляется в журнал и хранится вместе с ним.

  9. После окончания журнала по качеству, он сдается в архив, и заводится новый журнал по качеству.

  10. Срок хранения журнала по качеству в архиве 5 лет.

Входные данные процесса:

Данные по качеству продукции каждого подразделения:

Механический цех :

Количество деталей сданных с первого раза, процент выполнения плана изготовле­ния, количество деталей сданных персонально каждым работником,

Сборочный цех:

Количество собранных единиц продукции, процент выполнения плана изготовления, количество изделий собранных каждой бригадой,

Испытательный цех:

Количество изделий, успешно прошедших испытания, процент выполнения плана испытания.

Конструкторское бюро:

Объем выполнения проектных работ, процент выполнения плана проектирования.

Отдел маркетинга и сбыта:

Количество реализованной продукции, процент выполнения плана продажи.

Выходные данные процесса:

Записи в журнале по качеству, информационный материал в журнале, позволяющий делать выводы о эффективности протекания процессов и путях повышения эффективно­сти.

Критерии оценки процесса:

Косвенным критерием оценки процесса является  достоверность, полнота, систем­ность данных по качеству, представленных в журнале по качеству. Главным критерием оценки будет служить эффективность мер, принимаемых на основании этих данных.


3.  Проведение внутренних аудитов

Устанавливает порядок и правила проведения внутреннего аудита СМК организа­ции. Виды аудита: плановый или неплановый, аудит в целом или отдельный, аудит по отдельным видам производства и т.д.

Пример.

ПРОЦЕДУДА  "ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ" П-КЖД- 07

Цель процедуры - определить эффективный способ планирования и проведения внутреннего аудита с целью подтверждения соответствия деятельности в области качества и связанных с ней результатов запланированных мероприятий и определения эффективности Системы менеджмента качества.

Область приложения. Процедура  разработана для проведения внутреннего аудита всей Системы качества Компании.

Документы относящиеся к процедуре:

Ф-КЖД - 22-  График проведения внутреннего аудита Системы качества

Ф- КЖД- 32- Требование коррективных мер

Ф- КЖД - 27  - Отчет по аудиту

Ф-КЖД-26 - График проведения корректирующих мер 

Ф-КЖД-16 - Чек- лист

Общая информация. Данная процедура обеспечивает:

- установление наиболее эффективного способа планирования и проведения внут­реннего аудита Системы качества Компании;

- осуществление внутреннего аудита независимым от проверяемой деятельности персоналом;

- подтверждение соответствия деятельности в области качества запланированным мероприятиям;

- оценку  эффективности Системы качества;

регистрацию результатов аудита и доведение их до ответственного за аудируемую деятельность персонала с целью принятия им коррективных мер по устранению выяв­ленных в ходе проверки результатов;

- контроль и регистрацию выполнения и оценку эффективности предпринятых кор­рективных мер  при следующих аудитах;

- и отражает следующие требования ИСО 9001:2000г.:  5 - Ответственность руково­дства, 4 - Система менеджмента качества, 8.3 - Управление несоответствующей продук­цией, 8.5.2 - Корректирующие действия, 8.5.3 - Предупреждающие действия, 4.2.3 - Управление документацией, 4.2.4 - Управление записями, 8.2.2 - Внутренние аудиты (проверки).

Аудит (проверка) Системы качества является движущим средством для обеспечения функционирования Компании в полностью структурированном режиме.

Осуществляемый установленным образом, аудит Системы качества исключит ее не­устойчивость (непостоянство). Без регулярных проверок Системы качества возможно возникновение непредвиденных изменений и постепенное разрушение Системы.

Определения.

Компания - АО "Казжелдортехника".

Менеджер - менеджер по качеству.

Ответственность.

Ответственность за определение программы и состав группы внутреннего аудита, сроки проведения и объекты проверок несет Менеджер .

Ответственность за своевременную и полную передачу полученных результатов Менеджеру  Компании, несущему общую ответственность за организацию и проведение внутреннего аудита в целом, несут руководители подразделений.

Ответственные за проверяемые процедуры качества обязаны своевременно и эффек­тивно предпринять коррективные меры по установленным в ходе внутреннего аудита не­достаткам.

Ответственные обязаны:

выполнять описанную процедуру, при возникновении потребности корректировки данной процедуры действовать согласно процедуре П- КЖД- 11;

требовать и контролировать выполнение описанной процедуры всеми сотрудниками предприятия задействованными  в данной деятельности;

в случае нарушения выполнения процедуры - ставить в известность Менеджера .

Основные этапы аудита:

1. Назначение и утверждение Приказом Президента Компании внутренних аудито­ров.

2. Разработка и утверждение Графика проведения внутреннего аудита  по форме Ф-КЖД-22-  График проведения внутреннего аудита Системы качества.

3. Подготовка к внутреннему аудиту.

4. Разработка и согласование с ответственным за проверяемую деятельность рабо­чего плана проведения внутреннего аудита с указанием проверяемых требований ИСО 9001:2000г., документов Системы качества, участков работы (направлений деятельности) и отведенного на эти цели времени.

5. Изучение относящейся к аудируемой деятельности документации Системы каче­ства.

6. Проведение первоначального заседания для разъяснения целей внутреннего ау­дита, изложения рабочего плана проведения аудита, описания используемых при проведении внутреннего аудита методов работы.

7. Подготовка рабочего вопросника по аудируемой деятельности.

8. Начало проведения внутреннего аудита.

9. Проверка соответствия представленной документации Системы качества требова­ниям ИСО 9001:2000г..

10. Проверка выполнения поверяемых документов Системы качества.

11. В случае выявления несоответствий - заполнение формы Ф-КЖД-26 - Требова­ние корректирующих мер и представление Менеджеру и ответственному за проверяемую деятельность, заполнение чек- листов Ф-КЖД-16.

12. Составление Отчета по аудиту  согласно формы Ф-КЖД - 27.

13. Подписание Отчета у ответственного за проверяемую деятельность и представ­ление ему экземпляра.

14. Представление Отчета Менеджеру .

15. По истечении срока исполнения затребованных согласно Ф-КЖД- 32 - Требова­ние коррективных мер - проведение повторного аудита

На выполнение подготовительных мероприятий пункты 1-7 отводится не более 3-х дней, на проведение самого аудита  пункты 8-15 отводится также не более 3-х дней. Общее время не более 6-ти дней.


Входящая информация

№ п/п Наименование документа Ответствен­ное лицо за составления Срок пре­доставления Приме­чание
1 Документация Системы качества Ответствен­ный за аудируе­мую деятельность согласно запроса
2 Отчет по ау­диту Менеджер согласно запроса Форма
Ф-КЖД-27

Исходящая информация

№п/п Наименова­ние документа Лицо для предоставления Срок пре­доставления Приме­чание
1 Приказ Пре­зидента Компании о назначении внутренних аудиторов Менеджер , персонал Компа­нии в день из­дания
2 График про­ведения внутрен­него аудита Системы качества Менеджер , персонал Компа­нии в день из­дания Форма
Ф-КЖД-22
3 Требование корректирующих мер Ответствен­ный за аудируе­мую деятель­ность, Менеджер в день за­вершения аудита Форма
Ф-КЖД-32, 26, 16
4 Отчет по ау­диту Ответствен­ный за аудируе­мую деятель­ность, Менеджер не позднее 3-х дней после завершения ау­дита Форма
Ф-КЖД-27

Оценка эффективности выполнения процесса

№ пп Показатель оценки каче­ства Форма регистрации результатов
1. Согласованная корректи­рующая мера Отчет. Проверка 1 раз в полгода, ответственный Менеджер
2. Закрытая корректирующая мера
3. Закрытие корректирующей меры в указанный срок

4.  Управление несоответствующей продукцией

Процедура предусматривает определение, документирование и марки­ровку несоот­ветствующей продукции, ее изоляцию и подготовку данных о недопущении появления такой продукции. Несоответствующая продукция может быть определена в результате входного контроля получаемых сырья, комплектующих, анализа рекламаций, замечаний сотрудников, анализа технических отчетов и т.д.

5.  Корректирующие действия

Предусматривает  планирование, выполнение и оценку результативности корректи­рующих действий при возникновении нештатных ситуаций.

6.  Предупреждающие действия.

Предусматривает предупреждающие действия по возникновению нештат­ной ситуа­ции.

Кроме 6 обязательных процедур организация может создать и другие процедуры, необходимые ей для эффективной работы.

Можно рекомендовать следующий перечень процедур, ( некоторые схожие бизнес- процессы объединены в одну процедуру, в обозначение процедуры вводим аббревиатуру предприятия, например завод " Сункар" - СУН).



№№ процедура Наименование процедуры
1 П-СУН-01 Производство продукции,

2 П-СУН-02 Технологическая подго­товка
3 П-СУН-03 Метрологический кон­троль
4 П-СУН-04 Текущая проектная ра­бота
5 П-СУН-05 Разработка перспектив­ных проектов
6 П-СУН-06 Реализация продукции
7 П-СУН-07 Рекламно-маркетинговая  работа
8 П-СУН-08 Формирование финансо­вой политики
9 П-СУН-09 Регулирование финансо­вых потоков и их распределе­ние
10 П-СУН-10 Формирование кадрового потенциала организации
11 П-СУН-11 Процессы снабжения
12 П-СУН-12 Процессы информатиза­ции
13 П-СУН-13 Управление документа­цией
14 П-СУН-14 Управление записями по качеству
15 П-СУН-15 Проведение внутренних аудитов
16 П-СУН-16 Управление несоответст­вующей продукцией
17 П-СУН-17 Корректирующие дейст­вия
18 П-СУН-18 Предупреждающие дей­ствия.


Опубликовано в деловом еженедельнике "Бизнес Путеводитель"





Также на сайте:
ИСО 9000. Рабочие инструкции
ИСО 9000. Руководство по качеству

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?