На самом деле организацией управляют не менеджеры, а применяемые процессы. (Х. Джеймс Харрингтон)

Заключение

anatech@rol.ru

http://www.vip-anatech.ru

Данный материал продолжает тему, затронутую в статье <Применение концепции контроллинга и процессного подхода для построения системы управленческого учета> (журнал <Менеджмент сегодня> №3 2001 г.). Напомним, что в ней мы рассматривали процессную систему управленческого учета затрат (ПрСУУЗ), в основе разработки которой лежит модель экономического управления по финансовым результатам. Особенности данной модели - распределение затрат центров ответственности по бизнес-процессам Предприятия и расчет управленческой себестоимости товаров (услуг). Основные методы, используемые при разработке ПрСУУЗ, являются АВС (Activity Based Costing), АВМ (Activity Based Management) и АВВ (Activity Based Budgeting). Следует отметить, что на российском рынке отсутствуют программные средства поддержки данных аналитических методов, хотя потребность в них, с точки зрения практикующих консультантов, - колоссальная.

В данной статье авторы предлагают познакомиться с новым программным продуктом ВИП-Костинг (VIP-Costing), который реализует вышеперечисленные методы и на базе которого можно предложить недорогое решение для разработки, внедрения и сопровождения процессной АВС-системы управленческого учета затрат предприятия.

Программная система ВИП-Костинг предназначена для:

  • Разработки и внедрения процессной АВС/АВМ-систем управленческого учета затрат.
  • Разработки и внедрения АВС/АВМ-системы расчета себестоимости.
  • Расчета стоимости бизнес-процессов и центров затрат.
  • Проведения анализа затрат и определения путей их снижения.
  • Оценка и повышение эффективности.
  • Расчет себестоимости объектов затрат (продукции, услуг, клиентов, структурных подразделений, оборудования).
  • Совершенствование продукции, услуг, технологических процессов.
  • Инжиниринг/реинжиниринг бизнес-процессов, а также проведение реорганизаций и реструктуризаций.

В основе технологии функционирования ПС ВИП-Костинг лежит применение методов ABC (Activity-Based Costing) и ABM (Activity-Based Management). Методы ABC/ABM разработаны как <ориентированное на действия> дополнение к традиционным финансовым подходам.

По сравнению с традиционными методами, применение технологий АВС/ABM обеспечивает:

  • более точное распределение затрат на объекты затрат (продукцию, услуги, клиентов, структурные подразделения, оборудование), которые порождают эти затраты;
  • анализ причин появления затрат через выполняемые в бизнес-процессе действия;
  • обоснованное формирование рекомендаций по устранению <узких> мест и уменьшению затрат.
Это позволяет предприятию осуществить производство конкурентоспособной продукции или предоставление услуг за счет более низких издержек, определить реальную себестоимость объектов затрат, оценить стоимость бизнес-процессов или деятельность структурных подразделений, а также обоснованно сформировать рекомендации по их совершенствованию.

ABCпроизводительности, связанный с действиями, процессами и объектами затрат. Метод позволяет определить:

  • стоимость действий, исходя из потребляемых ими ресурсов;
  • стоимость объектов затрат, исходя из используемых ими действий.
ABM - метод управления затратами на основе их более точного отнесения на действия, процессы и объекты затрат. Применение метода АВМ основано на использовании информации, полученной с помощью метода АВС.

Суть методов состоит в вычислении и управлении затратами на действия персонала и оборудование предприятия, участвующих в бизнес-процессах, с последующим отнесением вычисленной стоимости действий на объекты потребления этих действий, а именно - конечные объекты затрат.

В основе технологии расчета по методам АВС/АВМ лежит понятие действия, которое при своем выполнении потребляет определенные ресурсы, что приводит к появлению соответствующих затрат.

На первой стадии АВС-расчета производится формирование совокупности действий, объединенных причинно-следственными связями в рамках бизнес-процессов и выполняемых структурными подразделениями предприятия (см. Рис.1). Затем осуществляется распределение ресурсов на поглощающие их действия. В результате вычисляется стоимость каждого действия бизнес-процессов. Распределение ресурсов на действия осуществляется с помощью драйверов ресурсов.

На второй стадии АВС-расчета производится еще одно распределение издержек, а именно: стоимость действий списывается на объекты затрат, которые используют данные действия (см. Рис.1). Драйверы действий позволяют пропорционально списывать стоимость каждого действия на выделенные объекты затрат.

Рис. 1. Общие принципы АВС-расчета

Расчеты проводятся на основании применения информации об организационно-штатной структуре предприятия и функционально-информационных IDEF0/ARIS-моделей бизнес-процессов предприятия, содержащих в себе действия персонала и оборудования. Кроме того, в качестве исходных данных для расчета стоимости действий и себестоимости объектов затрат используются данные бухгалтерского учета, то есть затраты, взятые из первичных финансовых документов, распределенные по категориям затрат и по центрам затрат.

Центры затрат (ЦЗ) - объекты, которые выделены для списания затрат. Центрами затрат могут являться:

  • Организационно-структурные единицы предприятия (управления, службы, отделы, бригады и т.д.). Они соответствуют понятию структурные центры затрат.
  • Производственные и административные объекты и оборудование (производственные и административные здания, сооружения, насосные станции, системы трубопроводов и т.д.). Относятся к неструктурным центрам затрат.
  • Продукция (нефть, газ, реализуемые материально-технические ресурсы, предоставляемые услуги и т.п.). Относится к неструктурным центрам затрат.
Структурные и неструктурные центры затрат могут составлять иерархии.
Конечные объекты затрат (синоним: конечные центры затрат) - продукция и услуги предприятия и другие объекты затрат, себестоимость (стоимость) которых требуется определить.
Категории затрат (КЗ) - статьи (субсчета бухгалтерского учета), по которым предприятие осуществляет свои затраты. Категориями затрат могут являться:
  • вид оплачиваемого потребленного ресурса (электроэнергия, топливо, персонал (заработная плата), тепло, материалы и т.д.);
  • вид обязательного платежа или отчисления (налоги, социальные отчисления, амортизационные отчисления и т.д.);
  • специально выделенный для аналитики вид затрат (коммунальные услуги, технологические потери и т.д.).
Прослеживаемые затраты - стоимостные затраты, для которых можно подобрать соответствующий драйвер их распределения на конечные объекты затрат.
Непрослеживаемые затраты - стоимостные затраты, природа которых неизвестна или требует слишком сложного анализа, т.е. для которых невозможно найти драйвер их распределения на конечные объекты затрат.
Отнесение ресурсов на действия и стоимости действий на объекты затрат и их компоненты, в том числе на выполняемые в центрах затрат действия, осуществляется с помощью драйверов.

Драйвер - это параметр, который определяет степень поглощения ресурсов действиями или центрами затрат или степень поглощения стоимости действий конечными объектами затрат. В общем виде, драйвер может быть элементарным и сложным.
Элементарный драйвер - это числовой атрибут (свойство) объекта затрат.
Сложный драйвер является функцией от других (элементарных) драйверов.

По частоте изменений драйверы делятся на два типа:

  • условно постоянные драйверы - это драйверы, значения которых не изменяют в каждом отчетном периоде, за который проводятся стоимостные АВС-расчеты;
  • - драйверы, значения которых, как правило, будут зависеть от отчетного периода. Это такие элементарные драйверы, как объемы производимых работ или продукции (услуг), затраты материальных ресурсов.
Драйвер, с помощью которого распределяются затраты с центров затрат на центры затрат и с центров затрат на действия, называется драйвером распределения затрат (синоним: драйвер ресурсов). Драйвер распределения затрат является элементарным драйвером.
Драйвер, с помощью которого распределяются стоимости действий (затраты на действия) по категориям затрат на конечные или промежуточные центры затрат, называется драйвером группы (синоним: драйвер действий). Драйвер группы может быть элементарным или сложным драйвером, а также константой.

Обобщенный алгоритм АВС-расчета стоимости действий, бизнес-процессов и центров затрат, реализованный в ПС ВИП-Костинг, приведен на Рис. 2. Обобщенный алгоритм АВС-расчета себестоимости объектов затрат, например, конечной продукции и услуг, реализованный в ПС ВИП-Костинг, приведен на Рис. 3.

Рис. 2. Обобщенный алгоритм АВС-расчета стоимости действий, бизнес-процессов и ЦЗ

Рис 3. Обобщенный алгоритм АВС-расчета себестоимости конечных центров затрат

Для проведения расчетов в ВИП-Костинг используются следующие исходные данные:

  • Организационно-штатная структура.
  • Функционально-информационные IDEF0/ARIS-модели бизнес-процессов.
  • Системы бухгалтерского учета предприятия.
В программе реализован процессный подход в соответствии с требованиями международного стандарта серии ИСО 9000:2000.

Разработчиком программы является эксклюзивный обладатель права интеллектуальной собственности и распространения на ПС ВИП-Костинг (версия 1.01) Российская консалтинговая компания <ВИП Анатех>. Для целей эффективного освоения применения программного продукта специалистами компании разработан базовый курс обучения - <Применение программной системы ВИП-Костинг для построения АВС-системы управленческого учета затрат, расчета стоимости бизнес-процессов и себестоимости продукции и услуг>.

Система предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

ПК - сервер должен иметь:

  • операционную систему MS Windows NT 4.0/2000;
  • оперативную память не менее 256 Мбайт;
  • не менее 200 МБ свободного пространства на жестком диске (необходимое свободное пространство определяется объемами обрабатываемых данных);
  • CD-ROM (для установки ПО);
  • принтер.
Также на компьютере должен быть установлен Microsoft Data Engine (MSDE).

ПК-клиент должен иметь:

  • операционную систему MS Windows 98/Millenium/NT 4.0/2000;
  • процессор 80486 или выше;
  • оперативную память не менее 64 Мбайт;
  • не менее 50 МБ свободного пространства на жестком диске;
  • CD-ROM (для установки ПО);
  • VGA-совместимый дисплей.
Также на компьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение:
  • Microsoft Excel 2000;
  • Microsoft Access 2000;
  • Microsoft Data Engine (MSDE).
В комплект поставки входят:
  • компакт-диск с версией ПС ВИП-Костинг, скриптами для генерации из ARIS- и IDEF-моделей отчетов, содержащих спецификации действий по БП, документацией в электронном виде, пустой базой данных и файлами примеров;
  • лицензионное соглашение. В состав ПС ВИП-Костинг входят две следующие подсистемы:
    • Подсистема подготовки исходных данных (ППИД) Данная подсистема разработана в среде MS Excel и представляет собой набор макросов, с помощью которых на основе исходной информации производится подготовка совокупности данных о предприятии в определенном формате в виде файлов MS Excel для загрузки данных во вторую подсистему - Подсистему стоимостных расчетов.

      В состав основных функций ППИД входят:

          Формирование анкет для сбора и обработки данных по действиям на основе информации, полученной из функционально-информационных моделей бизнес-процессов, описанных в нотациях ARIS (программные продукты ARIS Toolset и ARIS Easy Design) и IDEF0 (программные продукты IDEF0/EMTool, BPwin, Design/IDEF).
            Обработка данных бухгалтерского учета, организационно-штатной структуры предприятия, а также данных об оборудовании, объектах инфраструктуры и объектах затрат предприятия. На основе обработанных данных подготовка таблиц для загрузки в ПСЧ.
    • Подсистема стоимостных расчетов (ПСЧ) ПСЧ разработана в среде MS Access и представляет собой программный комплекс с функциями импорта данных в формате MS Excel, ведения справочников, расчета стоимости действий и бизнес-процессов, себестоимости объектов затрат по методам ABC/ABM, а также формирования аналитических отчетов. ПСЧ состоит из четырех основных блоков:
      • ведения справочников;
      • расчета загрузки персонала и оборудования, стоимости действий персонала и оборудования и бизнес-процессов;
      • расчета себестоимости объектов затрат;
      • формирования аналитических отчетов.
      К основным функциям ПСЧ относятся:
          Импорт в ПСЧ таблиц с результатами анкетирования, данными бухгалтерского учета, организационно-штатной структуры предприятия, оборудования, объектов инфраструктуры и объектов затрат предприятия.
            Ведение справочников (центров затрат, структурных единиц предприятия, оборудования, категорий затрат, бизнес-процессов, действий, драйверов, групп действий и т.д.).
              Расчет трудоемкости действий и бизнес-процессов.
                Расчет загрузки исполнителей - должностных лиц, структурных подразделений и оборудования.
                  Задание схемы стоимостных расчетов, включающее в себя задание цели расчета, а именно: полный расчет стоимости действий и бизнес-процессов для последующего их анализа или расчет стоимости действий с последующим расчетом себестоимости объектов затрат.
                    Расчет стоимости действий персонала и оборудования, включающий в себя:
                    • отнесение затрат ЦЗ, не содержащих действия (кроме конечных центров затрат), в том числе структурных ЦЗ верхнего уровня, на ЦЗ, содержащие действия, на основе применения элементарных драйверов;
                    • последовательное отнесение затрат определенных ЦЗ на другие ЦЗ, выполняемое путем введения новых категорий затрат;
                    • расчет стоимости действий с помощью драйверов (трудозатрат персонала и затрат ресурсов оборудования);
                    • расчет стоимости действий верхнего уровня, путем суммирования стоимости действий нижнего уровня;
                    • расчет стоимости бизнес-процессов.
                      Расчет себестоимости, в том числе:
                      • формирование групп действий;
                      • формирование и ведение сложных драйверов действий;
                      • отнесение стоимости групп действий на конечные центры затрат и промежуточные центры затрат (объекты отнесения стоимости действий) с помощью сложных драйверов;
                      • отнесение непрослеживаемых затрат с промежуточных объектов затрат (объектов отнесения стоимости действий) на конечные центры затрат;
                      • перенос затрат из отложенных категорий затрат на конечные центры затрат;
                      • вычисление себестоимости конечных центров затрат.
                        Формирование отчетов по результатам расчета стоимости и себестоимости (ФСМ бизнес-процессов, Таблица себестоимости и т.д.).
    Алгоритм взаимодействия подсистем представлен на Рис. 4. Подготовленные аналитиком исходные файлы подаются на вход ППИД. В результате работы ППИД формируются файлы MS Excel определенной структуры для загрузки в БД ПСЧ и файл контроля. Файл контроля - файл определенной структуры, который содержит сводную информацию для контроля корректности исходных данных.
    Файлы, сгенерированные ППИД, загружаются в БД ПСЧ. Затем заполняются справочники системы. Далее осуществляется настройка ПСЧ. И, наконец, производится расчет стоимости действий и бизнес-процессов или себестоимости конечных центров затрат с использованием данных справочников. Результаты расчетов выводятся в виде аналитических отчетов. Отчеты - применяются для получения аналитической информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям.

    Определены следующие виды отчетов:

    • Отчеты по справочникам: <Структурные единицы>, <Должности>, <Аналитики>, <Эксперты>, <Центры затрат>, <Категории затрат>, <Бизнес-процессы>, <Драйверы>, <Степень загрузки персонала по ЦЗ>.
    • Отчеты по результатам расчета: <ФСМ бизнес-процесса>, <ФСМ центра затрат>, <Затраты конечных ЦЗ по категориям>.
    Рассмотрим несколько примеров отчетов по справочникам. Для получения списка центров затрат используется отчет <Справочник центров затрат> (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Отчет "Справочник центров затрат"

    Отчет строится на основе данных справочника Центры затрат. Отчет представлен в виде таблицы. Для каждого центра затрат выводятся: иерархический номер центра затрат, его наименование, признак, является ли он конечным, признак использования в расчете. Центры затрат отсортированы по иерархическому номеру.

    Для получения отчета по загрузке персонала центра затрат используется Отчет <Степень загрузки персонала по ЦЗ>. На Рис. 6 представлен интерфейс, содержащий список структурных центров затрат для выбора центра затрат, для которого будет формироваться данный отчет.

    Рис. 6. Интерфейс для выбора центра затрат

    Для каждого центра затрат выводятся: иерархический номер центра затрат и его наименование. Центры затрат отсортированы по иерархическому номеру. Внешний вид отчета представлен на Рис. 7.

    Рис. 7. Отчет <Степень загрузки персонала центра затрат>

    Отчет предназначен для анализа общих трудозатрат и загрузки в разрезе каждого исполнителя центра затрат. Поле Сумма трудозатрат содержит суммарные трудозатраты исполнителя по выполнению всех действий в рамках всех бизнес-процессов.
    Нижний колонтитул страницы отчета содержит информацию о дате генерации отчета (слева), номере текущей страницы и общем количестве страниц (справа).
    Информацию из данных отчетов можно использовать для углубленного анализа загруженности участников бизнес-процессов и формированию рекомендаций по минимизации затрат путем совершенствования бизнес-процессов и оптимизации организационно-штатной структуры.

    Для получения отчета, представляющего затраты конечных центров затрат, разбитых по категориям затрат, существует отчет <Затраты конечных ЦЗ по категориям>. Внешний вид отчета представлен на Рис. 8.

    Рис. 8. Отчет <Затраты конечных ЦЗ по категориям>

    Отчет строится на основе результатов последнего расчета себестоимости конечных объектов затрат. В отчет выводятся все конечные центры затрат, фактические затраты которых больше 0.
    Для каждого конечного центра затрат выводится следующая информация: иерархический номер конечного центра затрат, наименование и тип. Ниже выводится таблица, содержащая распределение полных затрат конечного центра затрат по категориям. После этого списка располагается общая сумма полных затрат по конечному центру затрат.

    Используя информацию функционально-стоимостных моделей бизнес-процессов и центров затрат, можно проводить:

    • анализ затрат в разрезе действий с выявлением наиболее затратных и не производительных действий (см. Рис. 9, 10 и Табл.), их группировку и формирование рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов с целью уменьшения затрат и повышения производительности;
    • анализ затрат в разрезе категорий затрат (см. Рис. 12) с выявлением наиболее затратных и непроизводительных действий по каждой категории или группе категорий;
    • сравнительный анализ затрат однотипных центров затрат (см. Рис. 11) и бизнес-процессов с выявлением причин различий и путей минимизации затрат и т.д.

        Рис. 9. Распределение затрат при выполнении действия <Проведение взаиморасчетов с клиентами> в торговой точке №1 при выполнении бизнес-процесса <Осуществить розничный сбыт товара>

        Рис. 10. Сравнение затрат на выполнение действия <Консультирование клиентов> с затратами <бэк-офисных> действий, выполняемых менеджерами по продажам в торговых точках холдинга

        Ранжированный перечень узких мест возникновения затрат в бизнес-процессе <Осуществить розничный сбыт товара> в Торговой точке №1

        Рис. 11. Затраты на выполнение действия <Проведение консультаций клиентов> в торговых точках холдинга

        Рис. 12. Структура затрат <узкого> места <Организовать и контролировать безаварийность работы подчинённых подразделений>

        Рассмотрев основные функциональные возможности программной системы ВИП-Костинг, следует заметить, что данная среда - это всего лишь инструмент для поддержки определенной технологии проведения работ. Успех проекта с использованием аналитических технологий во многом определяется наличием апробированной методики применения инструментальных средств в реальных проектах. Создание такой автоматизированной методики - это уже задача для <продвинутых> консультантов!

        Об авторах:
        Ивлев Владимир Анатольевич, генеральный директор Российской консалтинговой компании <ВИП Анатех>, к.т.н.
        Попова Татьяна Владимировна, директор по финансам и маркетингу той же компании, к.э.н.
        Контакты: Тел/факс (095) 361-9500, 361-9885, 919-1121
        E-mail: anatech@rol.ru Web-страница: http://www.vip-anatech.ru





    • Также на сайте:
      Вопросник аудитора
      Что такое "ключевые процессы"?

      Подготовлено при поддержке:
  • О проекте

    quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

    Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

    Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

    Добавить в "Избранное"

    Рекомендуем

    Наш новый проект:
    Все о качестве менеджмента
    Избранные книги

    Реклама на сайте





    Как сюда попасть?