Человека с характером трудности привлекают, потому что только при помощи них он может осознать свой потенциал. (Шарль де Голль)

Внедрение системы 5S в офисе (пояснения к таблице)

Работа в офисе - это управленческий труд. Функциональность и эффективность в офисе так же важны, как на производстве.

Главными моментами деятельности по налаживанию работы офиса должны стать следующие.

  • Сокращение числа учетных журналов, форм документации, бланков, образцов документов и т.п., чтобы не создавать беспорядок.
  • Сведения воедино всей канцелярской работы, папок, оргтехники и т.п., изыскание лучших способов хранения предметов. Каждый сотрудник должен иметь возможность достать все что ему нужно за 30 с. Следует начать компанию под лозунгом «Единица - лучшая цифра», цель которой добиться чтобы объем подготовленных записок не превышал одной страницы, чтобы однородные предметы хранились в одном месте, чтобы была одна форма бланка и чтобы была отвергнута сама идея о том, что каждый сотрудник должен иметь копии всех документов.
  • Переход от индивидуальной работы к работе на групповой основе. Стандартизация и системы поддержки (обучение персонала выполнению смежных функций в рамках подразделения) необходимы для равномерного распределения рабочей нагрузки.
  • Внедрение метода кайдзен (непрерывное улучшение) - с тем, чтобы ваша изобретательность дала ощутимые результаты. Старайтесь получить ответы на шесть вопросов: кто, что, где, когда, как, почему? - при анализе сложной проблемы или производственной ситуации. Разработайте форму для планирования улучшений, показывающую в чем заключается план, как предполагается его осуществить. Разбейте процесс улучшения на этапы, выделите время для оценки ситуации.
  • Изучение и улучшение канцелярских орудий труда, оргтехники. Очень немногие из орудий труда, журналов и книг записей, которые используются в вашей работе, были изготовлены специально для нее. Канцелярская работа, книги записей и оргтехника - все это должно служить интересам выполнения основных рабочих функций. Вы можете обнаружить, что самый эффективный способ улучшить, какой либо бланк заключается в том, чтобы вовсе от него отказаться.
  • Усилия, направленные на то, чтобы офис был чистым и аккуратным. Офис - это место, куда сначала попадают посетители. Именно там формируются их первые впечатления и создается представление о фирме. И все же это лишь одна из причин, по которой так важно чтобы офис выглядел чистым и аккуратным. Еще важнее то, что каждый знает, где находятся те или иные предметы. Аккуратный вид офиса побуждает сотрудников хранить вещи, так чтобы все было доступно.

Обратите внимание, нет ли у вас следующих недостатков, искореняйте их.

  • хватаетесь то за одно, то за другое и ничего не доводите до конца;
  • не можете найти на своем столе нужную бумагу среди вороха других бумаг, в ваших рабочих записях путаница и беспорядок;
  • постоянно опаздываете и никогда не готовы к совещаниям;
  • документы неделями лежат у вас неподписанными (неподготовленными);
  • не умеете расставлять приоритеты;
  • работаете в условиях постоянной неразберихи;
  • не умеете разговаривать, ясно и коротко излагать суть проблемы.




Также на сайте:
Анализ контракта: от идеи к результату
"О бизнес-процессах и их реинжиниринге"

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru - один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте





Как сюда попасть?